Cảm thấy hoang mang? Bạn có thấy mình dậy sớm, làm việc muộn mà vẫn chưa hoàn thành công việc? Nếu đây là bạn, giống như nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể đang căng mình quá gầy.
Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có rất nhiều việc phải làm. Nếu bạn không quản lý công việc bận rộn của mình, khối lượng công việc của bạn dường như là không thể.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn về công việc bận rộn. Chúng tôi cũng sẽ chỉ cho bạn năm bước để giúp bạn quản lý ngay cả những công việc vụn vặt nhất của mình và lấy lại một phần thời gian đã mất đó.
Công việc bận rộn là gì?
Công việc bận rộn có đang kìm hãm bạn không? Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ bị gánh nặng bởi công việc bận rộn, nhưng thậm chí không nhận ra điều đó. Đó là bởi vì công việc bận rộn cũng quan trọng như những công việc khác, nhưng nó không có tác động tương tự đến công việc kinh doanh của bạn.
Công việc bận rộn có thể là nhiệm vụ kinh doanh cần phải hoàn thành, nhưng đừng đóng góp vào điểm mấu chốt. Ví dụ về điều này bao gồm các nhiệm vụ kế toán và thuế, trả lời email, bảo trì trang web, nhiệm vụ văn thư và các nhiệm vụ thông thường khác. Không phải những nhiệm vụ đó không quan trọng, chỉ là doanh nghiệp của bạn có thể tốt hơn nếu chúng được xử lý theo cách khác.
Công việc bận rộn cũng có thể là những nhiệm vụ vô bổ mà bạn cảm thấy có ý nghĩa, nhưng chẳng đóng góp được gì cho doanh nghiệp của bạn. Ví dụ về điều này có thể là trang trí lại văn phòng của bạn hoặc tham gia các lớp học, nhưng không bao giờ áp dụng những gì bạn học được. Ngay cả những nhiệm vụ như quảng bá doanh nghiệp của bạn thông qua phương tiện truyền thông xã hội hoặc kiểm tra hộp thư email của bạn cũng có thể là công việc bận rộn nếu được thực hiện quá mức.
Loại bỏ công việc bận rộn bắt đầu từ hàng đầu. Nếu bạn, là một chủ doanh nghiệp nhỏ, đang lãng phí nhiều thời gian với công việc bận rộn, thì rất có thể bất kỳ nhân viên nào của bạn cũng đang lãng phí thời gian.
Tuy nhiên, bạn có thể cải thiện cách tiếp cận của mình. Dưới đây là một số bước quan trọng để lấy lại thời gian và giảm bớt công việc bận rộn của bạn.
Bước 1: Biết cách bạn sử dụng thời gian của mình
Chìa khóa để tìm ra cách giảm bớt công việc bận rộn là tìm ra bao nhiêu thời gian bạn thực sự dành cho nó. Hầu hết chúng ta không làm điều đó. Điều cuối cùng chúng ta muốn dành thời gian để làm khi bận rộn là theo dõi thời gian của mình.
Tuy nhiên, theo dõi cách bạn sử dụng thời gian của mình là bước khởi đầu để giảm bớt công việc bận rộn. Nếu không theo dõi thời gian của bạn, bạn không thể chắc chắn rằng bạn đang làm việc kém hiệu quả ở đâu.
Khi theo dõi thời gian của bạn, hãy chi tiết. Bao gồm tất cả mọi thứ bạn làm trong một ngày, bất kể nó có vẻ tầm thường đến mức nào. Để có kết quả tốt hơn, hãy theo dõi thời gian của bạn trong nhiều ngày thay vì chỉ một ngày. Ngoài ra, hãy trung thực. Nếu bạn dành hai giờ mỗi ngày để kiểm tra Facebook hoặc một giờ xem video trên YouTube, hãy ghi lại hoạt động đó.
Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn là một nhà phát triển web. Sau khi theo dõi thời gian của mình trong một vài ngày, bạn phát hiện ra rằng bên cạnh các nhiệm vụ mã hóa, kiểm tra, động não và bảo trì, bạn cũng dành thời gian cho các nhiệm vụ công việc bận rộn sau:
- Kiểm tra email, thời gian trung bình dành: mười phút mỗi giờ
- Công việc hành chính, thời gian trung bình dành: một giờ mỗi ngày
- Xem video YouTube, thời gian trung bình dành: nửa giờ mỗi ngày
- Rời khỏi bàn làm việc để đi ăn nhẹ (không phải giờ ăn), thời gian trung bình dành: nửa giờ mỗi ngày
Khi cộng thời gian này lên, bạn thấy mình chỉ có trung bình khoảng năm giờ làm việc mỗi ngày. Tôi cá rằng đó là thời gian làm việc hiệu quả hơn rất nhiều so với những gì bạn nghĩ. Bạn cần tận dụng tối đa nó.
Nguyên tắc Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20, cho rằng bạn sẽ thấy rằng một số lượng nhỏ nhiệm vụ đang lãng phí phần lớn thời gian của bạn. Giảm thời gian bạn dành cho những công việc đó, và bạn sẽ giảm bớt công việc bận rộn.
Để tìm hiểu thêm về Nguyên tắc Pareto và cách thực hiện Phân tích Pareto, hãy tham khảo hướng dẫn Tuts + của chúng tôi về chủ đề này:
Học cách bạn đang sử dụng thời gian của mình là một phần quan trọng để giảm bớt công việc bận rộn. Nếu bạn có nhân viên, hãy yêu cầu họ theo dõi thời gian của họ để biết họ đang sử dụng nó như thế nào. Bạn có thể sử dụng phần mềm theo dõi thời gian như Harvest để hỗ trợ bạn.
Nếu bạn biết mình sử dụng thời gian như thế nào, bạn đã sẵn sàng cho bước tiếp theo.
Bước 2: Lập kế hoạch thời gian của bạn
Khi bạn biết mình đang sử dụng thời gian như thế nào, bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch để sử dụng thời gian đó hiệu quả hơn. Lập kế hoạch thời gian của bạn bắt đầu bằng việc sắp xếp thứ tự ưu tiên.
Dưới đây là ba câu hỏi để hỏi về mỗi nhiệm vụ bạn xác định:
- Tôi đã dành bao nhiêu thời gian cho công việc này trong giờ làm việc?
- Nếu có, nhiệm vụ này có đóng góp gì cho doanh nghiệp của tôi không?
- Tôi có thể ủy thác nhiệm vụ này hoặc lên lịch lại nếu vì thời gian cá nhân?
Những câu hỏi này sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình và đặt mục tiêu lập kế hoạch.
Nếu bạn bắt đầu mỗi ngày mà không có mục tiêu, bạn sẽ dễ dàng thấy mình trở nên lung túng và lãng phí thời gian. Thay vào đó, hãy sử dụng lịch hoặc bảng kế hoạch để sắp xếp thời gian của bạn hiệu quả hơn. Dưới đây là hướng dẫn về cách sử dụng sổ kế hoạch bằng giấy có thể in được , nếu bạn không quan tâm đến việc sử dụng lịch kỹ thuật số.
Như một ví dụ cụ thể hơn về cách ưu tiên và lập kế hoạch có thể giúp giảm bớt công việc bận rộn, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn năm lãng phí thời gian làm việc bận rộn được xác định trong ví dụ ở Bước 1. Dưới đây là cách bạn có thể giải quyết mỗi lần lãng phí:
Bây giờ bạn đã lên kế hoạch cho thời gian của mình, hãy cùng xem xét một số cách khác để giảm bớt công việc bận rộn.
Bước 3: Sử dụng đúng công cụ
Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có nhiều trách nhiệm bao gồm rất nhiều công việc thường ngày. Không có gì lạ khi một chủ doanh nghiệp cố gắng xử lý những công việc đó chỉ bằng các công cụ phần mềm mà họ quen thuộc nhất.
Nếu bạn không thêm bất kỳ công cụ phần mềm mới nào vào quy trình làm việc của mình trong vài năm, rất có thể bạn đang làm việc không hiệu quả. Rất nhiều công việc thường ngày có thể được xử lý hiệu quả hơn nếu bạn có công cụ phù hợp. Và các công cụ mới đang được phát triển mỗi ngày.
Nếu bạn thấy rằng một loại nhiệm vụ đơn lẻ đang chiếm nhiều thời gian của bạn, hãy tìm cách hiệu quả hơn để thực hiện nhiệm vụ đó. Ví dụ, trả lương là một loại nhiệm vụ có thể mất rất nhiều thời gian khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Có thể mất nhiều thời gian để xử lý bảng lương ngay cả khi bạn chỉ có một vài nhân viên. Có nhiều cách để hợp lý hóa quy trình trả lương. Hãy xem hướng dẫn Tuts + của chúng tôi để biết các mẹo về cách xử lý lương hiệu quả:
Sự vô tổ chức cũng có thể là một lãng phí thời gian lớn đối với chủ doanh nghiệp nhỏ. May mắn thay, có rất nhiều công cụ để giúp bạn tổ chức và năng suất. Để biết một số ý tưởng cụ thể về việc cải thiện năng suất của bạn bằng phần mềm Mac, hãy xem lại:
Đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ có nhân viên, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng nhân viên của bạn cũng có các công cụ phù hợp.
Công cụ không phải là cách duy nhất để giảm thời gian bạn dành cho các công việc hàng ngày.Quảng cáo
Bước 4: Nhận trợ giúp
Có vẻ như cách duy nhất để hoàn thành mọi việc là tự mình làm? Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ tự làm quá sức mình bằng cách cố gắng xử lý mọi thứ. Đó là một con đường nhanh chóng để kiệt sức và mắc sai lầm.
Ngay cả khi bạn chưa sẵn sàng để thuê thêm nhân viên, bạn không cần phải tự mình làm mọi thứ. Thuê ngoài một số khối lượng công việc của bạn giúp bạn tiết kiệm thời gian và cho phép bạn tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình. Dưới đây là ba loại nhiệm vụ cần xem xét thuê ngoài:
Để biết liệu thuê ai đó làm nhiệm vụ có hợp lý hay không, hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:
- Tôi thường mất bao lâu để thực hiện nhiệm vụ này?
- Tôi sẽ phải trả bao nhiêu để có người thực hiện nhiệm vụ cho tôi?
- Tôi có thể làm công việc hạng nhất cho nhiệm vụ này không?
Lúc đầu, việc thuê ngoài một số nhiệm vụ có vẻ quá tốn kém. Ví dụ, bạn có thể nghĩ rằng bạn không đủ khả năng để thuê một luật sư hoặc một kế toán. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng kiến thức và đào tạo chuyên ngành của họ cho phép họ thực hiện nhiệm vụ nhanh hơn nhiều so với bạn có thể. Ngoài ra, việc sử dụng một chuyên gia giúp bạn tập trung vào các hoạt động tạo ra doanh thu.
Có một bước cuối cùng sẽ giảm bớt công việc bận rộn (và cải thiện sức khỏe của bạn).
Bước 5: Nghỉ ngơi đầy đủ
Nó có vẻ phản trực quan, nhưng đôi khi bạn càng làm việc nhiều thì bạn càng hoàn thành ít công việc hơn. Điều này đặc biệt đúng đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, người có thể phải chịu gánh nặng với công việc bận rộn và các mối quan tâm khác.
Thật không may, những người mệt mỏi làm việc chậm hơn. Nếu bạn đang làm việc nhiều giờ và đi ngủ muộn để cố gắng hoàn thành nhiều việc hơn, thì đừng. Có lẽ bạn đang phá hoại chính mình.
Ngủ không đủ giấc là một vấn đề sức khỏe nghiêm trọng. Thiếu ngủ có thể gây ra các vấn đề về tập trung và trong một số trường hợp có thể dẫn đến bệnh tật. Hầu hết người lớn cần ngủ từ bảy đến tám giờ, vì vậy hãy lên kế hoạch cho thời gian biểu của bạn để bạn được nghỉ ngơi nhiều. Nếu bạn có nhân viên, hãy đảm bảo rằng họ cũng nghỉ đủ thời gian để được nghỉ ngơi đầy đủ.
Bước tiếp theo của bạn: Kiểm soát công việc bận rộn của bạn
Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể cảm thấy choáng ngợp trước mọi thứ bạn phải làm. Nó không cần phải như vậy.
Để giảm bớt công việc bận rộn của bạn, hãy nhớ năm bước trong bài đăng này:
- Theo dõi thời gian của bạn để tìm hiểu cách bạn sử dụng nó.
- Lập kế hoạch thời gian của bạn bằng cách ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng.
- Sử dụng các công cụ phù hợp để làm việc hiệu quả hơn.
- Ủy quyền các công việc hành chính, các công việc một lần hoặc các công việc yêu cầu chuyên môn.
- Nghỉ ngơi đầy đủ.
