Tất cả mọi người bán một thứ gì đó trong kinh doanh.
Bất kể công việc của bạn ra sao và bạn có chức danh gì.
Đôi khi bạn cố gắng tìm thêm khách hàng mới. Những lúc khác, bạn cố gắng để tìm thêm nhà đầu tư hoặc dừng chân ở một cuộc họp. Và đôi khi bạn chỉ đơn giản cung cấp con số mỗi quý cho sếp của bạn.
Bất kể trường hợp nào, mỗi ngày bạn phải thông tin và thuyết phục mọi người quanh bạn tin vào tầm nhìn của bạn (và quan trọng hơn, tin vào chính bạn) để có thêm được nhiều tiền hơn, tiếng tăm hoặc các nguồn tài nguyên nội tại.
Trình bày những thông tin phức tạp này theo một định dạng đơn giản dễ nắm bắt không phải dễ dàng.
Và để làm sự viêc tệ hại hơn, điều này không được dạy trong bất kể kiểu trường lớp nào – nghĩa là bạn bị bỏ lại để bảo vệ cho bản thân mình (và thường làm xáo trộn cả).
Chắc rồi, có một thiết kế thuyết trình tốt là một khởi đầu tốt đẹp.
Tuy nhiên, có cả tấn những biến số khác mà chúng hoàn toàn quyết định liệu bài thuyết trình của bạn sẽ thành công hay thất bại.
Đây là 10 ý tưởng quan trọng nhất để tránh những lỗi nghiêm trọng, cùng vài thủ thuật để cải thiện từng vấn đề.
Lỗi 1. Không lên kịch bản cho bài thuyết trình của bạn.
Tất cả những bản thuyết trình và bài diễn văn hay bắt đầu với một kịch bản chặt chẽ.
Tin hay không cũng được, có một số phương pháp cho sự điên rồ này khi viết ra một bài thuyết trình.
Nó đâu đó giữa một phác thảo và một tài liệu đầy đủ, giúp bạn trình bày phần nền tảng hay cơ sở, trước khi cung cấp những tài liệu hỗ trợ và sau cùng là chuyển thể sang thành phần tổng kết.
Đừng mắc lỗi không viết ra phần thuyết trình của bạn trước. Có một lý do tại sao các CEO nói nghe rất trau chuốt trong những bài phát biểu quan trọng và các tổng thống sành sỏi trong những bài diễn văn. Học thêm về quy trình viết bản thuyết trình:
Lỗi 2: Đọc; Không Phải Nói
Dù cho chỉ có 2 người họp hoặc 100 người, thì mục tiêu của thuyết trình vẫn là tạo sự kết nối. Bạn muốn mỗi người có cảm giác bạn đang nói chuyện trực tiếp với họ; tạo dựng sự tự tin của người nghe với bạn và thông tin mà bạn đang nói đến.
Tuy nhiên, tất cả kết nối và sự tín nhiệm biến mất khi đầu của bạn cúi gập, đôi mắt bạn nhìn xuống, và bạn bắt đầu nói với cái giọng tẻ nhạt, đọc trực tiếp từ giấy, các slide hoặc phần ghi chú.
Đầu tiên và trước nhất, nếu bạn phải đọc nội dung trên slide, có rất nhiều từ (nhưng tôi sẽ quay lại vấn đề này trong giây lát).
Tội lỗi lớn là việc mất kết nối, điều này xảy ra, khi đôi mắt mọi người lãng đi khi họ chạm phải một lượng lớn thông tin.
Bạn nên tránh điều đó, và hướng đến để tạo một bản thuyết trình có tính thuyết phục.
Như đã nói, bạn cũng không mong đợi có thể ghi nhớ tất cả mọi thứ. Thay vào đó, nhấn mạnh ba đến năm điểm chính yếu khi nói và làm một buổi nói chuyện thoải mái để thêm vào các tình huống và ví dụ.
Lỗi 3. Không thực tập đầy đủ
Viết ra phần lời thoại cơ bản hoặc bố cục của bài diễn văn là một khởi đầu tốt. Nhưng nó sẽ không suôn sẻ cho đến khi bạn thực sự ngồi xuống và thực tập nó.
Một diễn giả có lần nói với tôi rằng bạn nên thực tập hoặc tập dợt thử trong một tiếng cho mỗi phút của một bài diễn văn. Vậy hai mươi phút diễn thuyết thì sao? Hai mươi giờ!
Trong khi điều đó có vẻ cho bên đang có ưu thế, nhưng xuyên suốt bài diễn thuyết với ghi chú (ban đầu) và sau đó không có ghi chú, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc, lặp đi lặp lại, sẽ đào sâu vào trí nhớ của bạn và khiến nó trở thành bản năng thứ hai.
Cùng với sự tuần hoàn, bạn cũng bắt đầu chú ý một chút chi tiết có thể làm nên sự khác biệt lớn trong một bài thuyết trình. Ví dụ, phần chuyển tiếp giữa hai phân đoạn. Phần dừng lại để nhấn mạnh các trọng điểm. Và thậm chí sự trở ngại, hoặc quen thuộc với tư thế, cách di chuyện, cử chỉ trông như thế nào trên một sân khấu.
Nếu bạn cần thực hành thêm, và đang có sự lo lắng về việc nói trước đám đông, bạn nên biết đấy là một cảm giác bình thường. Học cách vượt qua sự lo lắng:
Ích lợi khác của việc luyện tập thường xuyên là bạn có thể dễ dàng nhận ra…
Lỗi 4: Vượt quá thời gian (hoặc dư thời gian)
…thời gian của bạn.
Không gì tệ hơn sự nghiệp dư của một diễn giả thất bại với thời gian hạn định của anh ấy.
Phần lớn, không đạt được đúng thời gian và không đủ tài liệu là một trong những cách nhanh nhất để làm xói mòn danh tiếng của bạn. Và số ít với một khách hàng hoặc sếp, không trân trọng thời gian vì cố gắng kéo dài quá lâu có thể là một sát thủ giết chết cuộc thương lượng.
Nếu bạn thực hành thường xuyên, bạn nên bắt đầu sử dụng một đồng hồ đến khi để ban trở nên thành thạo hơn để xem các tài liệu của bạn đang ở giai đoạn nào.
Thi thoảng bạn có lẽ phải đào sâu và thêm thắt vài ví dụ hoặc câu chuyện để minh hoạ cho quan điểm của bạn (và kéo dãn thời gian ra chút ít). Trong khi những thời điểm khác có lẽ bạn phải bỏ qua các slide hoặc cả một phần, và nói nhanh hơn một chút, để chắc rằng bạn sẽ kịp giờ.
Bí quyết, không phải để dự đoán. Bạn nên biết, trước khi bạn đến ngày thuyết trình, chính xác là bản thuyết trình của bạn mất bao lâu để truyền tải (trong vòng một một phút hoặc hai).Advertisement
Lỗi 5. Chán chường, thiết kế thiếu chuyên nghiệp
Mọi người chỉ cần khoảng 50 mili giây để để hình thành một ấn tượng đầu tiên,
Trong một bài thuyết trình, điều đó có nghĩa là chuỗi slide dĩ nhiên là điểm bắt đầu.
Có khả năng những nhà đầu tư hoặc các thành viên dự cuộc họp đã thấy cùng template mặc định PowerPoint đó hàng trăm lần những năm vừa qua.
Thật may mắn, chúng tôi đã giúp bạn xét qua những template thuyết trình PowerPoint đơn giản, hiện đại với thiết kế có chất lượng cao cấp:
Ví dụ điển hình: template mang tên Simplicity đại diện cho các slide được định dàng trước, đẹp và tối giản với chất lượng ảnh đẹp và ít chữ.
Một trong những điều tốt nhất của việc bắt đầu với các template dựng sẵn, có thiết kế chuyên nghiệp là chúng có rất nhiều những thủ thuật thiết kế thuyết trình chưa được chú ý đúng đắn từ lúc bắt đầu (việc bổ sung các icon nhỏ và chi tiết có thể tạo một vùng trời thay đổi).
Ví dụ, bạn có thể vướng vào vấn đề và sai phạm khi chọn những kiểu chữ theo ý thích và màu sắc ngẫu nhiên.
Lựa chọn kiểu chữ của bạn có thể bị gọi là hiện đại và tinh vi hoặc màu mè và khô khan. Màu sắc chọn lựa cũng có thể vô thức diễn đạt sự tự tin, hoặc lỗi thời. Bạn muốn thiết kế của bạn giao tiếp theo hướng thị giác, và phù hợp các quan điểm của bạn, khi bạn truyền tải bài thuyết trình của mình.
Lỗi 6. Quản lý những lỗi về kỹ thuật
Có hai điều bạn có thể vướng phải khi thực hiện một bản thuyết trình.
Đầu tiên là bạn sẽ chắc chắn sẽ căng thẳng. Điều đó là dĩ nhiên, và tin tốt là bạn có thể khai khác năng lượng của sự căng thẳng đó để giúp bạn thúc đẩy tính hiệu quả.
Tuy vậy điều thứ hai là sẽ có một vài sai sót hoặc lỗi kỹ thuật.
Các đội thể thao chuyên nghiệp sẽ thường du ngoạn một hoặc hai ngày trước tại một nơi, và tập luyện trên chính xác đấu trường mà họ đang chơi. Họ sẽ thâm chí còn dùng phòng thay đồ và có một buổi tập dượt tại khu vực đó để phát hiện đối phó với những vấn đề bất kỳ.
Nếu bạn chưa thông thuộc với đường xá hoặc địa điểm, cố gắng đến nơi đó sớm một ngày nếu có thể.
Theo cách đó bạn có thể thực tập vài lần trước những chiếc ghế trống kia để cảm giác được việc khán giả được bố trí chỗ ngồi như thế nào, cùng với việc làm sao vị trí các bước di chuyển nên được điều chỉnh theo để phù hợp.
Bạn cũng có thể thực hành với bất kỳ kết nối ví tính, mic-rô, và những dụng cụ liên quan đến âm thanh/ hình ảnh khác.
Một cách lý tưởng, khi bạn xuất hiện trong ngày thuyết trình, bạn chỉ nên nghĩ về chuyện làm tốt công việc (và không phải lo lắng về liệu mình có để quên sợi cáp HDMI hay không).
Lỗi 7: Các Slide lộn xộn, quá nhiều chữ
Những slide thuyết trình tốt nhất cũng là những slide đơn giản và trực tiếp nhất.
Nghĩa là không có những phần chuyển tiếp màu mè. Không quá nhiều chủ điểm liệt kê. Và từ rất ít đến không có thành phần video hoặc âm thanh.
Một mánh nhỏ là sử dụng một slide để chuyển tải một thông điệp hay một quan điểm. Điều này giúp phần truyền tải của bạn được sắp xếp hợp lý, giúp người nghe tập trung vào thông điệp của bạn.
Và một phần thưởng bổ sung sẽ giúp bạn xoá sổ việc sử dụng những đoạn văn nhiều chữ cùng nhau.
Thay vào đó, nghĩ về những slide như là một hỗ trợ về mặt hình ảnh; đính hướng hoặc trình bày một ví dụ cho điều bạn đang nói đến ở mỗi điểm nội dung.
Một ví dụ hoàn hảo với những biểu đồ hoặc đồ thị có liên quan sẽ ngay lập tức minh chứng cho thông điệp chính yếu phía sau bất kể điều bạn đang nói đến là gì (như sử dụng một mũi tên màu xanh theo hướng lên trên và rẽ phải đã đủ thành công).
Khám phá thêm nhiều thiết kết PowerPoint chuyên nghiệp, với nhiều bố cục slide và chọn lựa trình bày theo dạng hình ảnh:
Sai lầm 8. Phớt lờ nền tảng của người nghe
Thuật ngữ có thể tốt hoặc xấu.
Nếu bạn đang nói với mọi người có nền tảng kỹ thuật, tiếp tục nói và nói về GIT thật tốt. Nó mang đến cho bạn một kết nối phổ dụng, và ngay tức thì họ biết rằng bạn hiểu chỉnh xác điều họ đang làm.
Tuy nhiên, nếu không phải thế, đề cập đến một thuật ngữ kỹ thuật sẽ làm bạn chắc chắn mất đi người nghe trong vòng vài phút khi vừa mở miệng.
Trong thế giới lý tưởng, nội dung của bạn nên được tạo dựng hoặc thích ứng với nền tảng của người nghe và sự ưa thích. Nếu đó là một khách hàng, hãy hỏi người bảo hộ nội bộ hoặc bất kỳ ai đã giới thiệu hai bên cho nhau. Nếu đó là một sự kiện lớn hơn, hỏi người tổ chức để biết một số thông tin chi tiết về người nghe là những ai, sở thích họ là gì và những điều họ không muốn, và phong cách hoặc thể loại nội dung họ có hứng thú.
Đôi khi sẽ là những thông tin các tình huống đã được chi tiết, trong khi những cái khác có tính chất về thủ thuật mang tính hành động hơn. Trình bày một cái, trở thành cái khác, là một nhầm lẫn phổ biến – thậm chí nội dung của bạn vẫn tốt!
Lỗi 9. Thất bại trong việc kêu gọi sự chú ý từ người nghe
Độ dài của bài diễn thuyết có thể ảnh hưởng to lớn đến việc liệu người nghe có chú ý đến mọi thứ hay không.
Tuy nhiên phần chuyển tải của bạn – gồm có mọi thứ từ âm vực của bạn, phần ngắt quãng, nhịp độ, ngôn ngữ cơ thể, và nhiều điều nữa – cũng có thể quyền rũ hoặc làm nản lòng người nghe của bạn.
Ví dụ, chú ý lên giọng hoặc hạ giọng các từ ngữ bạn đang nói không chỉ làm bài thuyết trình thú vị hơn khi nghe mà còn bổ sung phần nhấn mạnh đến những câu chữ cụ thể.
Tương tự cho tăng tốc hoặc giảm tốc và kéo dài những đoạn ngắt quãng để làm mọi người có thêm vài giây thấm sâu điều bạn vừa nói.
Ngoài những mánh lới nhỏ đó và hành động diễn đạt, bản thân nội dung của bạn cũng nên lay động cảm xúc của mọi người.
Ví dụ, đừng chỉ chăm chắm vào giải pháp hoặc các thủ thuật. Thay vào đó, dành thêm thời gian vào lúc bắt đầu – và xuyên suốt mọi thứ – đặt những thông tin này vào một ngữ cảnh lớn hơn, liên hệ lại với những vấn đề trọng yếu hoặc những điểm trở ngại trong cuộc sống của người nghe là cái cần được giải quyết.
Khám phá những kỹ thuật khác trong việc làm sao chuyển tải một bài thuyết trình kết nối.
Lỗi 10. Không có các điểm ghi nhớ hoặc ‘bước tiếp theo’
Có khả năng, người nghe sẽ quá tải với thông tin nhận được.
Nếu bạn đang diễn thuyết tại một hội nghị trong buổi trưa hoặc ngày thứ ba, thì khán giả có thể đã kiệt quệ về mặt tinh thần rồi.
Vì thế để chắc rằng bài thuyết trình của bạn dễ theo dõi:
Bắt đầu với một bố cục đợn giản cho chương trình vào lúc bắt đầu để cho người nghe cái nhìn tổng quát về điều bạn sẽ chuẩn bị trình bày.
Nếu bạn có một trọng điểm, hãy lặp lại nó. Nhiều lần.
Khi bạn chuẩn bị để chuyển sang một phần trình bày mới, nhắc lại điều họ vừa được nghe và cho họ xem trước điều họ sắp được nhìn thấy trong phần kế tiếp.
Và sau cùng nhưng quan trọng không kém, mang đến cho họ một trọng điểm hoặc ‘bước tiếp theo’ để thực hiện sau khi bạn đã hoàn thành bài phát biểu.
Bài thuyết trình kinh doanh hay nhất là tạo cảm hứng hành động. Và cái kết sau khi đọc lại những số liệu, mà không tổ chức thông tin đó vào các tình huống hoặc giải thích làm thế nào hoặc tại sao họ nên làm điều gì đó với nó, sẽ làm bài diễn văn của bạn trở thành tẻ nhạt.
Học thêm về kỹ thuật sáng tạo trong việc tạo cảm hứng cho người nghe tiến đến hành động:
Thực Hiện 10 Thủ Thuật Thuyết Trình – Để Có Kết Quả Tốt Hơn
Khi bạn được dạy từ nhiều năm trước rằng làm sao để mang đến một bài diễn văn hoặc thuyết trình cơ bản, thì một bản thuyết trình kinh doanh quan trọng với giá trị tiền đang là rủi ro là một sự việc hoàn toàn khác biệt.
Vấn đề là những sai lầm phổ biến, như đọc những slide được thiết kế nghiệp dư và lộn xộn, theo ngữ điệu chán chường hoàn toàn xoái mòn uy tín của bạn, mất đi những người nghe ngay khi bạn mở miệng bắt đầu.
Không có được sự chú ý hoặc tin tưởng từ người nghe?
Không bán được hàng, không gọi vốn được, không lời giới thiệu hoặc các bài viết.
Thật may thay, bạn có thể bắt đầu bằng cách bám chặt vào 10 thủ thuật phía trên (và thêm phần tập luyện thật nhiều) để chắc rằng bản thuyết trình kinh doanh tiếp theo của bạn diễn ra thật thành công.
Nếu bạn đang tìm kiếm một nơi dễ bắt đầu, xem qua bài hướng dẫn về template PowerPoint để chắc rằng bạn nắm được cơ bản thiết kế trước khi tiến triển thêm các kỹ thuật thuyết trình cao cấp hơn.
