Bạn đã bao giờ gặp những người thích làm việc ở hậu trường chưa? Họ là những người giúp đỡ và tổ chức tự nhiên. Họ là sự bổ sung lý tưởng cho bất kỳ đội nào. Họ thích làm cho những điều lớn lao xảy ra, nhưng họ không bao giờ làm trung tâm. Họ để kết quả mà họ tạo ra làm tất cả những gì họ nói.
Hệ thống năng suất tốt là những nhân vật “hậu trường”. Chúng giúp bạn hoàn thành công việc của mình tốt hơn và tạo nên những điều lớn lao. Nhưng chúng không bao giờ trở thành công việc của bạn. Nếu hệ thống năng suất của bạn là một sơ suất, đã đến lúc bạn sa thải cô ấy và bắt đầu lại.
Hãy nhìn nó theo cách khác. Hãy xem xét công cụ triết học được gọi là Dao cạo của Occam . William of Ockham là một nhà triết học thế kỷ 14, người nhận thấy rằng giải pháp tốt nhất cho một vấn đề thường là đơn giản nhất. Đây chắc chắn là trường hợp nói đến năng suất.
Nói cách khác, một hệ thống năng suất tốt phải càng đơn giản càng tốt. Nó sẽ làm mọi thứ bạn cần và không cần làm nữa. Và nó không bao giờ nên cản trở công việc của bạn.
Làm thế nào để bạn trở nên năng suất một cách tự nhiên đến mức nó mang tính bản năng như hơi thở? Đầu tiên, bạn tạo ra một hệ thống năng suất phù hợp nhất với hoàn cảnh cuộc sống của bạn và có thể thích ứng với bất kỳ thay đổi nào xảy ra trong cuộc sống của bạn. Thứ hai, bạn biến những hành vi hiệu quả của mình thành thói quen. Bằng cách đó, bạn thực hiện chúng mà không cần chú ý đến chúng. Chúng chỉ xảy ra, đằng sau hậu trường.
Hãy cùng xem cách bạn có thể phát triển thói quen và đơn giản hóa năng suất của mình theo từng bước.
Bước 1: Bắt đầu với Hệ thống năng suất
Trước khi bạn có thể đơn giản hóa hệ thống năng suất của mình, bạn sẽ cần một hệ thống để hoạt động.
Bạn có một số lựa chọn để tìm một hệ thống cơ sở.
Bạn có thể lấy một hệ thống làm sẵn. Chúng tôi đã đề cập rất nhiều trong loạt bài này, bao gồm cả kỹ thuật Pomodoro , Đừng phá vỡ chuỗi và Hoàn thành mọi việc .® Chúng tôi cũng có một số hệ thống thói quen được đơn giản hóa trong nửa sau của bài viết này mà bạn có thể muốn thử. Ngoài ra, bạn có thể tạo và chỉnh sửa hệ thống của riêng mình .
Đừng chỉ chọn bất kỳ hệ thống nào và hy vọng nó phù hợp với bạn. Tìm hoặc tạo một hệ thống phù hợp với lối sống của bạn nhất có thể. Có thể có (và có thể sẽ có) một số trục trặc trong hệ thống, nhưng nhìn chung, nó sẽ phù hợp với bạn.
Bước 2: Đưa hệ thống của bạn vào chế độ tự động thí điểm
Khi bạn đã tìm thấy một hệ thống phù hợp với mình, đã đến lúc chuyển hệ thống đó sang nền tảng cuộc sống của bạn. Bạn làm điều này bằng cách làm cho nó tự động.
Gắn bó với hệ thống trong vài tháng, sử dụng nó tốt nhất có thể mỗi ngày. Phần hàng ngày là chính ở đây. Điều này sẽ khiến việc tuân theo hệ thống năng suất trở thành một phần thói quen trong cuộc sống của bạn. Giáo sư nghiên cứu về thói quen Jane Ward nói:
Nếu bạn làm điều gì đó hàng ngày trong cùng một tình huống, nó sẽ trở thành một phản ứng tự động để đáp lại những tín hiệu tình huống đó, một thói quen.
Nghiên cứu của Ward cho thấy trung bình mất 66 ngày để hình thành thói quen nếu bạn thực hành thói quen đó hàng ngày.
Một khi hệ thống năng suất của bạn trở thành thói quen, bạn sẽ làm theo nó theo bản năng, hầu như không cần suy nghĩ.
Ngoài việc giúp bạn phát triển thói quen năng suất, việc gắn bó với hệ thống của bạn trong hai tháng sẽ giúp bạn biết rõ về những gì đang hoạt động trong hệ thống của bạn và những gì có thể được cải thiện.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng một cách tiếp cận đơn giản để đạt được năng suất có nghĩa là giữ cho quá trình học tập của bạn càng đơn giản càng tốt. Nếu hệ thống của bạn liên quan đến việc tích hợp một số hành vi mới vào cuộc sống của bạn, hãy xem xét biến những hành vi này thành thói quen tại một thời điểm. Bằng cách đó, bạn có thể xây dựng thói quen cho nhau. Bởi vì bạn đang thêm chúng với liều lượng nhỏ, bạn có nhiều khả năng sẽ gắn bó với chúng. Nó mất nhiều thời gian hơn, nhưng nó hiệu quả hơn.
Bước 3: Đơn giản hóa, Đơn giản hóa, Đơn giản hóa
Bạn đã tạo ra hệ thống năng suất này vì nó phù hợp với bạn. Bạn đã đưa nó vào chế độ lái tự động nên bạn có thể làm việc mà không cần suy nghĩ nhiều.
Nhưng khi bạn đã làm việc với hệ thống, bạn có thể nhận thấy những điều có thể được cải thiện. Đây là những khía cạnh rất có thể của hệ thống của bạn vẫn cần sự tập trung và tập trung. Nếu bạn muốn chúng tự động, chúng không hoàn toàn phù hợp với bạn. Họ là một phần trong động cơ năng suất của bạn.
Có lẽ bạn quên chúng đi một nửa thời gian. Hoặc có thể bạn thấy việc bỏ chúng ra khỏi ngày của mình sẽ dễ dàng hơn. Đã đến lúc áp dụng Occam’s Razor vào hệ thống của bạn và bắt đầu cắt tỉa những gì không hoạt động.
Khi bạn làm điều này, sẽ rất hữu ích nếu bạn tuân theo triết lý kaizen của Nhật Bản. Kaizen trong tiếng Nhật có nghĩa là “cải tiến” hoặc “thay đổi để đạt được điều tốt nhất.” Khi bạn tuân theo triết lý của kaizen, bạn sẽ thực hiện những thay đổi nhỏ, gia tăng. Theo thời gian, những thay đổi nhỏ này xếp chồng lên nhau , đó là một cách bạn thấy mình đã thực hiện một thay đổi lớn mà không nhận ra mình đã đi được bao xa.
Để bắt đầu quá trình đơn giản hóa, hãy xem xét một khía cạnh của hệ thống khiến bạn bận tâm nhất. Tự hỏi bản thân minh:
- Tôi có thể đổ điều này hoàn toàn không? Bạn có thể không biết câu trả lời cho điều này cho đến khi bạn chạy thử nghiệm loại bỏ nó khỏi hệ thống của mình. Nếu bạn thấy rằng bạn có thể sống mà không có nó hoặc thậm chí rằng việc bỏ nó đi sẽ cải thiện năng suất của bạn, thì bạn có thể bỏ nó đi. Nếu không, hãy tiếp tục với câu hỏi tiếp theo.
- Mục đích của hành vi này là gì? Tôi có thể đạt được mục tiêu theo cách đơn giản hơn không? Có một cơn bão ý tưởng về các kỹ thuật khác nhau mà bạn có thể sử dụng để đạt được cùng một mục tiêu. Ví dụ, Kỹ thuật Pomodoro tập trung sự chú ý của bạn bằng cách bắt bạn làm việc theo một bộ đếm thời gian. Trong khi bộ đếm thời gian đang tích tắc, bạn hoàn toàn tập trung vào công việc của mình. Mặt khác, phần mềm chặn Internet buộc bạn phải tập trung bằng cách loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng. Nếu làm việc với bộ đếm thời gian khiến bạn căng thẳng, bạn có thể cải thiện sự tập trung của mình bằng cách loại bỏ những thứ gây xao nhãng không?
- Điều gì gây ra vấn đề? Biết nguyên nhân của vấn đề có thể giúp bạn thực hiện những cải tiến tinh tế. Bạn luôn quên sổ ghi chép của mình khi ra khỏi nhà? Nếu vậy, bạn có thể đơn giản hóa mọi thứ bằng cách có một cuốn sổ thường trực trong túi áo khoác của bạn không?
- Tôi có thể kết hợp điều này với một hành vi khác không? Ví dụ: giả sử bạn sử dụng GTD để nắm bắt các công việc và tạo danh sách việc cần làm. Sau đó, bạn sử dụng Kỹ thuật Pomodoro để thông qua danh sách việc cần làm của mình, có nghĩa là tạo lại danh sách của bạn theo phong cách Pomodoro. Bạn có thể điều chỉnh hệ thống tạo danh sách việc cần làm của mình để tạo danh sách việc cần làm sẵn sàng cho Pomodoro ngay lần đầu tiên không?
Khi bạn thực hành điều này qua nhiều lần lặp lại khác nhau, bạn sẽ tạo ra một hệ thống siêu đơn giản, vừa vặn như một chiếc găng tay.
Bạn có tự hỏi hệ thống mà bạn phát triển có thể trông như thế nào không? Chúng ta hãy xem một số ví dụ.
Hệ thống năng suất đơn giản
Đơn giản là một điều đẹp đẽ. Khi bạn hoàn thiện hệ thống năng suất của mình đến mức thực chất của nó, bạn sẽ nghĩ ra một thứ hoàn toàn độc đáo. Nó phù hợp với bạn – nhưng nó cũng sẽ thực sự hữu ích cho những người khác khi thấy bạn làm mọi việc như thế nào.
Dưới đây là ba ví dụ về hệ thống năng suất được đơn giản hóa. Hãy để họ truyền cảm hứng cho bạn khi bạn tạo ra hệ thống của riêng mình. Bạn thậm chí có thể sử dụng một trong số chúng làm cơ sở cho hệ thống của riêng mình.Quảng cáo
Zen to Done
Một trong những hệ thống năng suất đơn giản hóa nổi tiếng nhất là Zen to Done (ZTD) của Leo Babauta . Babauta đã tạo ra ZTD bằng cách điều chỉnh hệ thống Hoàn thành mọi việc (GTD®) để phù hợp với cuộc sống của mình.
ZTD đã giải quyết các vấn đề cụ thể mà Babauta gặp phải với GTD. Đây là những:
- GTD đã giúp anh ta lập kế hoạch nhiệm vụ nhưng không tập trung vào các nhiệm vụ trong khi hoàn thành chúng.
- GTD không giúp anh ta quyết định phải làm gì tiếp theo vào bất kỳ thời điểm nào.
- Vì GTD đã nắm bắt mọi thứ trong cuộc sống của anh ấy, anh ấy đã cảm thấy quá tải.
- GTD khiến anh ta tập trung vào các nhiệm vụ cấp bách hơn là các mục tiêu quan trọng (để biết thêm về điều này, hãy xem Ma trận Eisenhower ).
ZTD tương tự như GTD . Ba khía cạnh của ZTD mà chúng tôi chưa đề cập trong loạt bài về năng suất này bao gồm:
- Có một vị trí cho mọi thứ trong văn phòng và nhà của bạn, vì vậy bạn giữ cho bàn làm việc của mình thông thoáng. Bàn làm việc trống rỗng có nghĩa là một tâm trí Thiền.
- Tỉa lại các dự án càng xa càng tốt, vì vậy bạn cố gắng hết mức có thể để đạt được mục tiêu của mình.
- Chỉ sử dụng một công cụ để ghi lại các tác vụ của bạn. Babauta đề xuất bút và giấy:
Sử dụng sổ ghi chép đơn giản hoặc các thẻ chỉ mục cho danh sách của bạn hoặc sử dụng chương trình danh sách đơn giản nhất có thể. Bạn không cần một kế hoạch hoặc một PDA hoặc Outlook.
Kanban Cá nhân
Kanbans được phát triển bởi nhà sản xuất ô tô Nhật Bản Toyota như một công cụ trực quan để hiển thị những công việc đang được thực hiện và những gì vẫn cần làm. (Ngẫu nhiên, Toyota ít nhất cũng chịu trách nhiệm một phần trong việc phổ biến khái niệm kaizen.)
Như vậy, hệ thống Kanban Cá nhân liên quan đến việc tạo ra một công cụ trực quan, vì vậy bạn có thể thấy công việc của mình đang được tiến hành. Về cơ bản, hệ thống chỉ có hai quy tắc:
- Hình dung công việc của bạn.
- Hạn chế công việc của bạn đang thực hiện.
Bằng cách hình dung công việc của mình, bạn duy trì sự tập trung vào những gì cần làm và những gì bạn đang làm. Bạn cũng nhìn thấy những gì bạn đã đạt được, điều này giúp bạn duy trì một suy nghĩ tích cực.
Bạn có thể tạo Kanban Cá nhân của mình theo bất kỳ cách nào bạn thích – bao gồm cả việc vẽ hình ảnh. Điều đó nói rằng, một Kanban Cá nhân thường có nghĩa là viết từng nhiệm vụ của bạn (Đang tiến hành / WIP) trên một ghi chú sau nó. Các ghi chú post-it của bạn sau đó được sắp xếp thành ba cột:
- Tồn đọng
- Đang làm
- Xong
Đó là nó! Tất nhiên bạn có thể thay đổi các cột để phù hợp với nhu cầu của mình hoặc sửa đổi hệ thống theo bất kỳ cách nào bạn muốn.
Bạn có thể đọc thêm về Kanban Cá nhân , bao gồm các ý tưởng để phát triển nó thành hệ thống của riêng bạn.
Big Rocks (hoặc 1-3-5)
Đổ đầy cát vào một cái xô, và bạn sẽ thấy không có chỗ cho bất kỳ thứ gì khác – chắc chắn không phải bất kỳ tảng đá lớn nào. Đổ đầy đá lớn vào thùng và vẫn còn nhiều không gian cho cát.
Stephen R. Covey, tác giả của 7 thói quen của những người có hiệu quả cao đã phổ biến ý tưởng về những tảng đá lớn trong năng suất. Covey viết :
Những tảng đá lớn trong cuộc sống của bạn là gì? Một dự án mà bạn muốn hoàn thành? Thời gian với những người thân yêu của bạn? Đức tin của bạn, học vấn của bạn, tài chính của bạn? Một nguyên nhân? Giảng dạy hoặc cố vấn người khác? Hãy nhớ đặt những tảng đá lớn này trước, nếu không bạn sẽ không bao giờ nhận được chúng.
Khái niệm này được phát triển thêm bởi Leo Babauta (của ZTD nổi tiếng). Anh ấy khuyên bạn nên có một nhiệm vụ “to lớn” mỗi ngày và tập trung vào nhiệm vụ đó trước khi bạn làm bất cứ điều gì khác. Sau đó, bạn có thể chuyển sang các nhiệm vụ sỏi và cát.
Cách tiếp cận này gần đây nổi lên như quy tắc 1-3-5. Người sáng lập The Daily Muse, Alex Cavoulacos, giải thích cách thức hoạt động của điều này :
Vào bất kỳ ngày nào, hãy giả sử rằng bạn chỉ có thể hoàn thành một việc lớn, ba việc vừa và năm việc nhỏ. Trước khi rời khỏi công việc, hãy dành vài phút để xác định 1-3-5 của bạn cho ngày hôm sau, vì vậy bạn đã sẵn sàng để bắt đầu chạy vào buổi sáng. Nếu vị trí của bạn là nơi mỗi ngày mang đến nhiều nhiệm vụ đột xuất, hãy thử để trống một nhiệm vụ trung bình và hai nhiệm vụ nhỏ để chuẩn bị cho những yêu cầu vào phút cuối từ sếp của bạn.
Bằng cách giới hạn danh sách việc cần làm của mình theo cách này, bạn sẽ cải thiện cơ hội vượt qua nó. Sau đó, thành công xây dựng dựa trên thành công.
Bây giờ bạn đã có một số ý tưởng về hệ thống năng suất đơn giản có thể trông như thế nào, hãy vui vẻ phát triển hệ thống của riêng bạn!
