Bất chấp những ý định tốt nhất, sẽ có lúc trong một mối quan hệ – cho dù đó là cá nhân hay nghề nghiệp – nơi một bên bị tổn thương hoặc khó chịu.
Bạn có thể đã hơi bất cẩn với lời nói của mình hoặc thiếu nhạy cảm với cảm xúc của đối phương và trong một số trường hợp, hành động của bạn có thể đã được thực hiện không đúng ngữ cảnh.
Dù trường hợp có thể xảy ra là gì, thì cuối cùng bạn cũng sẽ xin lỗi ai đó về điều gì đó. Vì không phải lúc nào bạn cũng có thể tránh mặt đồng nghiệp, bạn bè và gia đình khi cảm xúc dâng trào, bạn cần học cách cầu xin sự tha thứ và đối phó với những tình huống không thoải mái này.
Học cách xin lỗi đúng cách và chân thành là kỹ năng quan trọng nếu bạn muốn xây dựng mối quan hệ lâu dài trong và ngoài công việc.
Một Lời Xin Lỗi Là Gì & Nó Có Ý Nghĩa Gì?
Bạn đã bao giờ có ai đó nói ” xin lỗi ” với bạn, nhưng bạn không cảm thấy muốn tha thứ cho họ vì lời xin lỗi của họ cảm thấy gượng ép hoặc thiếu chân thành? Nếu bạn có, thì bạn biết một lời xin lỗi tốt là rất khó để có được.
Một lời xin lỗi tốt có hai yếu tố:
- Nó thể hiện sự hối hận của người đó về lời nói hoặc hành động của họ.
- Nó thừa nhận rằng những hành động đã nói, dù cố ý hay không, đều làm tổn thương người mà bạn đang xin lỗi.
Vì vậy, bạn không thể chỉ nói ” Tôi xin lỗi ” và để nó ở đó. Bạn phải thể hiện sự hối hận và hiểu rằng hành động của bạn làm tổn thương người khác. Chỉ khi hai yếu tố này hiện diện trong lời xin lỗi của bạn, bạn mới có thể bắt đầu xây dựng lại mối quan hệ đã tan vỡ của mình.
Thừa nhận những việc làm sai trái của bạn sẽ giúp người bị bạn xúc phạm chữa lành và đảm bảo họ không đổ lỗi sai cho bản thân về những gì đã xảy ra. Về phần bạn, chịu trách nhiệm củng cố danh tiếng của bạn là một người công bằng và trung thực, đồng thời giúp bạn có thêm tự tin để làm sạch khi có vấn đề khác xảy ra trong tương lai. Bạn cũng sẽ cảm thấy nhẹ nhõm sau khi nói chuyện với người mà bạn đã xúc phạm.
Danh sách các tình huống kinh doanh & cá nhân đảm bảo một lời xin lỗi
Dưới đây là danh sách các tình huống nghề nghiệp cũng như cá nhân cần một lời xin lỗi chính đáng:
1. Công việc & Kinh doanh
- không giao nhiệm vụ đúng thời hạn hoặc theo thông số kỹ thuật
- đến muộn một cuộc họp
- không trả lời email hoặc cuộc gọi sớm hơn
- bất đồng về giá cả và phạm vi công việc
- hiểu lầm về việc phân phối dự án
- không tuân theo những lời hứa hoặc yêu sách của bạn
- chi phí bất ngờ mà bạn phải đưa vào hóa đơn của mình
- các vấn đề không mong muốn sẽ làm trì hoãn dự án, chẳng hạn như sự phê duyệt của chính phủ mất quá nhiều thời gian hoặc một nhà cung cấp không thể cung cấp vào phút cuối
2. Gia đình, bạn bè và các mối quan hệ cá nhân
- quên mang quà cho những dịp đặc biệt
- đến muộn trong các bữa tiệc
- bỏ qua tin nhắn của bạn bè hoặc thành viên gia đình
- những bất đồng liên quan đến tiền bạc, chẳng hạn như không đồng ý về số tiền chi tiêu cho các kỳ nghỉ, quà tặng hoặc cửa hàng tạp hóa
- nói điều gì đó có ý nghĩa hoặc không phù hợp
Hậu quả tiêu cực của việc không yêu cầu sự tha thứ
Không xin lỗi hoặc đưa ra lời xin lỗi nửa vời sẽ làm hỏng mối quan hệ của bạn với bạn bè, gia đình và đồng nghiệp. Nó có thể tạo khoảng cách giữa bạn với những người bạn thân mà bạn đã từng nói chuyện và gắn bó thường xuyên. Nó có thể làm căng thẳng các mối quan hệ công việc đến mức bạn không còn cảm thấy thoải mái khi nói chuyện với nhóm của mình hoặc tham gia cùng họ trong giờ nghỉ trưa.
Hơn nữa, việc không xin lỗi có thể hạn chế cơ hội của bạn để làm việc trong các dự án thú vị tại nơi làm việc, vì bạn sẽ không cảm thấy thoải mái khi làm việc với người đang giận bạn hoặc bạn sẽ không được mời tham gia các dự án này vì có sự thay đổi. Đồng đội của bạn và những người khác trong văn phòng của bạn có thể đứng về phía nào nếu đó là một sự thay đổi đủ lớn và điều đó có thể ảnh hưởng đến các cơ hội bạn nhận được trong công việc.
Các nhà quản lý có thể cảm thấy hợp lý khi không xin lỗi về những sai lầm của họ, đặc biệt là trong những tình huống mà nhân viên của họ có một phần lỗi. Học cách xin lỗi là một phần của chiến lược lãnh đạo dài hạn hiệu quả. Không ai muốn làm việc với một ông chủ không thể thừa nhận sai lầm của họ. Nó cũng tạo ra một môi trường độc hại không có trách nhiệm giải trình, vì cấp dưới cảm thấy có lý khi đổ lỗi cho người khác vì đó là những gì sếp của họ làm.
Làm thế nào để xin lỗi từng bước
Bạn đã biết một lời xin lỗi thiếu chân thành có thể tàn phá các mối quan hệ của bạn như thế nào. Bây giờ đã đến lúc học những gì tạo nên một lời xin lỗi hoàn chỉnh để bạn biết cách xin lỗi trong lần tiếp theo tình huống xảy ra.
Dưới đây là khuôn khổ xin lỗi năm bước của các nhà Tâm lý học Steven Scher và John Darley, được đăng trên Tạp chí Nghiên cứu Tâm lý học .
1. Bày tỏ sự hối hận về hành động của bạn
Bắt đầu lời xin lỗi của bạn bằng cách nói “Tôi xin lỗi” hoặc “Tôi xin lỗi” và theo sau nó bằng một cụm từ ngắn gọn tóm tắt cảm giác hối hận của bạn về những gì đã xảy ra. Bạn phải có ý khi thốt ra những lời này và nói rõ điều bạn đang xin lỗi. Ví dụ, bạn có thể nói, ”
Tôi xin lỗi vì tôi đã la mắng bạn và tôi cảm thấy xấu hổ vì mất bình tĩnh theo cách đó.”Quảng cáo
2. Thông cảm với cách cảm nhận của bên bị xúc phạm
Tiếp theo, bạn cần thể hiện rằng bạn biết lời nói và hành động nào của mình làm tổn thương người kia và đồng cảm với những hành động đã nói khiến người đó cảm thấy thế nào. Bạn càng giải thích cụ thể về các hành động xúc phạm và liên quan đến cảm xúc bị tổn thương của người kia, thì lời xin lỗi của bạn càng chân thành hơn.
Đây là những gì bạn có thể nói dựa trên ví dụ trước:
“Thật sai lầm khi tôi la hét về việc chúng tôi không thể thống nhất với nhau về những gì liên quan đến dự án video. Điều đó thật sai lầm vì bạn có thể cảm thấy xấu hổ khi bị quát mắng trước mặt toàn đội ”.
Lời xin lỗi này sẽ được coi là chân thành vì nó đề cập cụ thể đến hành vi xúc phạm (la hét về một dự án video) và người xin lỗi cố gắng tưởng tượng những gì người bị xúc phạm cảm thấy (xấu hổ), đồng thời thừa nhận lý do tại sao sự kiện lại đáng xấu hổ — vì đồng đội của họ đã nhìn thấy nó.
Dưới đây là các cụm từ chuyển tiếp khác mà bạn có thể sử dụng để xin lỗi:
- Điều đó đã sai bởi vì….
- Tôi ước tôi đã không làm điều đó bởi vì…
- (Những gì tôi đã làm) khiến bạn cảm thấy (cảm xúc tiêu cực) và điều đó thật tệ…
Đọc hướng dẫn này để tìm hiểu thêm về sự đồng cảm:
3. Thừa nhận trách nhiệm
“Tôi xin lỗi nhưng…” và “Tôi xin lỗi nếu bạn cảm thấy…” không được coi là một lời xin lỗi chân thành bởi vì “nhưng” và “nếu bạn cảm thấy” được gắn sau lời xin lỗi là các tiêu chí hành động như một lời biện minh hoặc giới hạn cho thấy bạn không hoàn toàn chịu trách nhiệm về hành động của mình.
Bạn sẽ thường nghe thấy những lời xin lỗi như thế này từ các chính trị gia, CEO và bất kỳ ai có người viết bài phát biểu. Nhưng họ không phải là những người duy nhất phạm tội vì điều này rất dễ kết hợp lời xin lỗi với những lời giải thích và biện minh trong lúc tranh luận sôi nổi.
Bạn sẽ có cơ hội giải thích quan điểm của mình, vì vậy đừng ép buộc nó trong lời xin lỗi. Bạn có thể giải thích hành vi của mình sau này khi người bạn đã xúc phạm không còn bị tổn thương và đủ bình tĩnh để lắng nghe bạn.
Nhưng nếu lý do ai đó giận bạn không phải lỗi của bạn thì sao? Ví dụ: điều gì sẽ xảy ra nếu người quản lý của bạn đặt ra thời hạn nhưng không cung cấp cho bạn tài liệu để hoàn thành công việc đúng hạn?
Đổ lỗi thay đổi có thể khiến bạn cảm thấy tốt hơn, nhưng nó sẽ không hiệu quả và thậm chí có thể khiến tình hình leo thang. Thay vào đó, hãy thông cảm với nỗi thất vọng của họ để bạn có thể tập trung giải quyết vấn đề.
“Hãy thừa nhận rằng khách hàng của bạn đang cảm thấy thất vọng, xin lỗi vì bất kỳ thông tin sai lệch nào và đặt câu hỏi để giúp tìm ra gốc rễ của vấn đề thay vì tìm cách đổ lỗi”, một bài báo
trên blog của Đại học Maryville đề xuất về việc xử lý những khách hàng thách thức.
Vì vậy, nếu khách hàng của bạn tức giận vì một dự án mất nhiều thời gian hơn họ hy vọng ban đầu, bạn nên thừa nhận sự thất vọng của họ bằng cách nói, “Tôi xin lỗi vì chúng tôi đã có sự hiểu lầm về (khiếu nại của họ).” Sau đó, nhanh chóng xoay chuyển cuộc trò chuyện bằng cách đặt câu hỏi về cách họ muốn bạn xử lý những tình huống như thế này trong tương lai.
Bạn đang gặp khó khăn trong việc đối phó với sếp của mình? Những hướng dẫn này có thể giúp bạn:
4. Đề nghị sửa đổi
Bạn đã bày tỏ sự hối hận, đồng cảm với cảm xúc của người khác và nhận lỗi của mình. Nhiều người sẽ coi đây là một lời xin lỗi hoàn toàn, nhưng trên thực tế, nó vẫn còn thiếu hai khía cạnh quan trọng, cả hai đều được thiết kế để làm cho bên bị xúc phạm cảm thấy tốt hơn.
Làm thế nào bạn có thể làm cho người bạn bị tổn thương cảm thấy tốt hơn? Điều đầu tiên bạn có thể làm là làm cho nó phù hợp với họ.
Hãy hứa sẽ làm điều gì đó cho họ để đáp lại. Bạn có thể nói, ” Làm thế nào tôi có thể làm điều đó với bạn?” hoặc chỉ đề nghị làm điều gì đó liên quan trực tiếp đến việc bạn làm họ khó chịu ngay từ đầu.
Ví dụ, đây là những gì bạn có thể nói sau khi bất đồng với đồng nghiệp của mình,
“Tôi xin lỗi vì đã nghi ngờ khả năng tạo bài thuyết trình cho sản phẩm XYZ của bạn. Lần sau, tôi sẽ để bạn tự tạo bài thuyết trình để bạn có thể thể hiện kỹ năng của mình trước cả nhóm ”.
Hãy cẩn thận để không đền bù quá mức với những nỗ lực của bạn để sửa đổi. Lời đề nghị của bạn phải tương xứng với hành vi phạm tội của bạn, vì vậy bạn sẽ không phải ôm hận vì điều đó.
5. Hứa sẽ thay đổi
Một lời xin lỗi là vô nghĩa nếu bạn phạm phải hành vi phạm tội tương tự trong tương lai. Đây là lý do tại sao hứa thay đổi là điều quan trọng khi bạn muốn xin lỗi sâu sắc về những vi phạm nghiêm trọng.
Sau khi hứa sẽ sửa đổi, bạn có thể kết thúc lời xin lỗi của mình bằng cách nói: “ Từ giờ trở đi, tôi sẽ (bạn định thay đổi hành vi của mình như thế nào) nên tôi không (hành vi phạm tội của bạn).”
Cố gắng hết sức để thực hiện theo lời hứa này, nếu không lời xin lỗi tiếp theo của bạn sẽ không chân thành hơn đối với người mà bạn đã xúc phạm bất kể bạn cảm thấy tiếc như thế nào.
Cách viết thư xin lỗi
Đôi khi, viết một lá thư xin lỗi là cần thiết khi người mà bạn đã xúc phạm không muốn gặp bạn hoặc bạn muốn viết một lời xin lỗi chính thức.
Hãy ghi nhớ những điểm sau khi viết thư xin lỗi:
- Giữ cho nó ngắn gọn. Bạn không cần phải kể toàn bộ câu chuyện về những gì đã xảy ra.
- Đừng phóng đại.
- Đừng đổ lỗi cho người khác.
- Giữ nó chân thành và chuyên nghiệp.
Thư xin lỗi chính thức có nhiều biến thể khác nhau, nhưng hướng dẫn này sẽ chỉ tập trung vào ba nội dung chính:
- lời xin lỗi cá nhân
- lời xin lỗi của bên thứ ba
- lời xin lỗi hàng loạt
Bây giờ chúng ta hãy xem xét cách viết một lá thư xin lỗi kỹ hơn cho từng loại lời xin lỗi:
1. Lời xin lỗi cá nhân
Một lời xin lỗi cá nhân, giống như tên cho thấy, được viết khi bạn làm tổn thương hoặc xúc phạm ai đó. Đây là phiên bản bằng văn bản của khung xin lỗi đã thảo luận ở trên.
2. Lời xin lỗi của bên thứ ba
Lời xin lỗi của bên thứ ba được đưa ra khi bạn thay mặt người khác xin lỗi, thông thường nhất là nhân viên của bạn. Mọi người cũng viết lời xin lỗi của bên thứ ba thay mặt cho con cái hoặc thành viên gia đình của họ.
Dưới đây là ví dụ về lời xin lỗi của bên thứ ba trong đó người quản lý thay mặt cho một cộng tác viên bán hàng xin lỗi.
3. Lời xin lỗi đại chúng
Bạn sẽ thường xuyên thấy những lời xin lỗi hàng loạt từ các chính trị gia, giám đốc điều hành công ty và những người nổi tiếng. Nhưng bất cứ ai đã xúc phạm một nhóm người có thể viết một lời xin lỗi hàng loạt.
Dưới đây là mẫu xin lỗi hàng loạt trong trường hợp bạn cần xin lỗi khách hàng về một vấn đề trong công ty của bạn:
Hãy xem bài viết này từ FrontPage để biết thêm nhiều ví dụ về thư xin lỗi .
3 điều cần cân nhắc khi xin lỗi
Xin lỗi là điều khó cho dù bạn đang xin lỗi điều gì và bạn đang xin lỗi ai. Hy vọng rằng những mẹo dưới đây sẽ giúp việc xin lỗi trở nên dễ dàng hơn, cũng như những cảm xúc đi kèm với nó.
1. Đừng coi việc xin lỗi là thua cuộc
Xin lỗi không khiến bạn trở thành người xấu; nó chỉ có nghĩa là bạn coi trọng mối quan hệ hơn cái tôi của bạn. Xin lỗi cũng không có nghĩa là bạn đang “ thua trong cuộc tranh luận”, mặc dù đây là cảm giác phổ biến vì tại sao bạn lại xin lỗi nếu bạn không sai?
2. Đừng mong đợi người đó sẽ tha thứ ngay lập tức
Yêu cầu sự tha thứ không cho bạn quyền được yêu cầu sự tha thứ. Khi bạn nói lời xin lỗi, bạn đang cho người kia cơ hội xem xét cảm xúc của họ và phản ứng lại lời xin lỗi của bạn khi họ thấy phù hợp.
Nếu người mà bạn xúc phạm không quay lại, bạn có thể nói lời xin lỗi một lần nữa và nhấn mạnh sự chuẩn bị để sửa đổi, hoặc chấp nhận rằng họ không thể tha thứ cho bạn và cho qua. Nếu đó là một sự hiểu lầm hoặc sai sót nghiêm trọng, bạn cần phải xin lỗi nhiều lần trước khi có thể xây dựng lại lòng tin và mối quan hệ đã tan vỡ.
3. Chú ý đến lời nói và ngôn ngữ cơ thể của bạn khi xin lỗi
Ngôn ngữ cơ thể, nét mặt và giọng nói của bạn ảnh hưởng đến cách cảm nhận lời xin lỗi của bạn. Cố gắng tỏ vẻ xin lỗi và cố gắng không tỏ vẻ mỉa mai khi bạn xin lỗi.
Những sai sót pháp lý về việc xin lỗi
Luật sư của bạn hoặc cố vấn công ty của người sử dụng lao động của bạn có thể khuyên bạn không nên xin lỗi, trong trường hợp tuyên bố của bạn được hiểu là sự thừa nhận tội lỗi và kết quả là khiến công ty phải kiện tụng.
Hãy xem xét các câu hỏi sau khi bạn không chắc chắn liệu việc xin lỗi thay mặt tổ chức của bạn có cần thiết hay không:
- Tình huống bạn đang xin lỗi có cấu thành vi phạm pháp luật không? Nó có thể được coi là một vi phạm pháp luật?
- Hành vi vi phạm có liên quan đến các sản phẩm, dịch vụ chính của công ty và các giá trị của công ty không?
- Khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên sẽ phản ứng như thế nào với tuyên bố của bạn?
- Công ty có sẵn sàng thay đổi cách làm của mình để tránh những sự cố tiếp theo không?
Nói chung, lời xin lỗi có thể được chấp nhận làm bằng chứng trong quá trình tố tụng tại tòa án, vì vậy nạn nhân có thể sử dụng lời xin lỗi của bạn để hỗ trợ cho trường hợp của họ. Nhưng liệu lời xin lỗi của bạn có thể chống lại bạn hay không sẽ phụ thuộc vào ngôn ngữ được sử dụng. Ví dụ, nói “ Tôi xin lỗi vì điều này đã xảy ra với bạn” không nhất thiết phải thừa nhận rằng bạn hoặc công ty của bạn có lỗi. Câu nói chỉ đơn thuần là bày tỏ sự cảm thông của bạn đối với những gì đã xảy ra.
Bạn chỉ cần phải cẩn thận với ngôn ngữ bạn sử dụng. Tập trung vào khó khăn hoặc những cảm xúc khó khăn mà đối phương đã trải qua, thay vì những gì gây ra sự khó chịu. Nói “ Tôi hiểu…” hoặc “ điều này hẳn khiến bạn bực bội ” để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào về việc bạn thừa nhận tội lỗi.
Hãy nhớ Khung xin lỗi 5 bước
Hãy ghi nhớ các bước sau khi bạn cần xin lỗi lần sau:
- bày tỏ sự hối hận
- đồng cảm
- thừa nhận trách nhiệm
- đền bù
- hứa sẽ thay đổi
Ban đầu sẽ rất khó nếu bạn chưa quen với cách xin lỗi này, vì vậy hãy tiếp tục luyện tập cho đến khi việc xin lỗi trở thành bản chất thứ hai đối với bạn.
