Một trong những điều làm cho các người làm việc tự do lo lắng khi từ bỏ công việc trong ngày của họ việc phải trả thuế. Khi chúng ta là nhân viên, công ty chúng ta xử lý hầu hết trách nhiệm thuế cho chúng tôi, họ khấu trừ số tiền cần thiết cho nên chúng tôi không bao giờ mất tiền.
Là freelancer, trách nhiệm này thuộc về chúng ta. Nhưng nỗi ám ảnh về thuế không nên khiến bạn ngừng theo đuổi cuộc sống tự do.
Bạn sẽ cần làm một số thủ tục giấy tờ, nhưng việc này cũng không quá rối rắm. Bạn có thể làm được điều này. Với một số tiền nhỏ được dự đoán trước và lên kế hoạch, bạn có thể giảm gánh nặng thuế và đảm bảo bạn nhận được tất cả các khoản thuế được phép cho freelancer.
Chỉ là một lưu ý trước – kinh nghiệm của tôi là về trả thuế Hoa Kỳ và đó là các vấn đề về mã số thuế ở Hoa Kỳ mà tôi đang tham chiếu bên dưới. Nếu bạn ở quốc gia khác, hãy đảm bảo tham khảo ý kiến của cơ quan thuế địa phương của bạn.
1. Đăng ký doanh nghiệp của bạn
Bước đầu tiên để yêu cầu khấu trừ thuế của freelancer là chính thức thành lập doanh nghiệp của bạn. Điều này thường liên quan đến việc đăng ký tên doanh nghiệp của bạn với chính quyền địa phương – tùy thuộc vào nơi bạn sống, có thể là tiểu bang, thành phố, quận và/hoặc tỉnh của bạn. (Ngoài lý do thuế, việc này sẽ bảo vệ bạn khi có người khác cố gắng thành lập một doanh nghiệp bản địa với cùng tên.)
Kiểm tra với thư ký của tiểu bang hoặc bộ phận lao động để biết thông tin về cách đăng ký doanh nghiệp của bạn. Các bang khá hữu ích về vấn đề này, và hầu hết các mục thì bạn sẽ có thể thực hiện trực tuyến.
Khi bạn đăng ký, bạn nên dành thời gian để suy nghĩ về cơ cấu doanh nghiệp bạn muốn triển khai.
Tại Hoa Kỳ, tiểu bang của bạn sẽ cấp cho bạn Unified Business Identifier (UBI) – số nhận dạng doanh nghiệp. Chính quyền địa phương hoặc thành phố địa phương cũng có thể yêu cầu bạn đăng ký với họ. Lệ phí cho đăng ký này nhìn chung là phải chăng.
Hãy trả một khoản phí nhỏ, lấy giấy phép kinh doanh. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể nợ thuế tiểu bang hoặc địa phương, thuế này sẽ được theo dõi dựa vào giấy phép kinh doanh này.
Khi bạn đăng ký, bạn nên dành thời gian suy nghĩ về cơ cấu doanh nghiệp bạn muốn triển khai. Hầu hết các doanh nghiệp một thành viên đăng ký là chủ sở hữu duy nhất, một phần vì đây là loại hình kinh doanh dễ dàng đăng ký và rẻ nhất. Nhưng nên biết rằng khi là chủ sở hữu duy nhất, tài sản cá nhân của bạn là dễ bị ảnh hưởng xấu nếu bạn bị khởi kiện bởi một khách hàng hoặc nhà thầu phụ trong doanh nghiệp của bạn.
Năm nay, tôi đã trải qua rắc rối khi đăng ký lại với tư cách là LLC hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn. Cải cách đã làm cho các doanh nghiệp một thành viên có thể sử dụng hình thức công ty này, trong đó bảo vệ tài sản cá nhân của bạn từ các vụ kiện kinh doanh.
2. Nhận lấy một EIN
Khi bạn đã đăng ký doanh nghiệp của mình tại địa phương, hãy tiếp tục sang đăng ký doanh nghiệp của bạn ở cấp liên bang.
Tại Hoa Kỳ, chủ doanh nghiệp mới có thể đăng ký và nhận số ID Thuế Liên bang hoặc Số Nhận dạng Người sử dụng lao động (EIN). Tuy không bắt buộc, nhưng bạn nên có nó.
Một lợi thế của việc có EIN là khi bạn điền vào biểu mẫu thuế với khách hàng, bạn sẽ không phải cung cấp số An Sinh Xã Hội của mình. Điều này giúp ngăn chặn gian lận và ăn cắp số SS của bạn.
Ngoài tác dụng hữu ích để theo dõi thuế, EIN có thể giúp bạn xây dựng doanh nghiệp của mình. Có nhiều loại hình hợp đồng tự do, chẳng hạn như với hợp đồng từ liên bang, bạn sẽ không thể đặt giá thầu khi không có EIN.
Thực tế là bạn đã dành thời gian để có được một EIN giúp đưa trường hợp của bạn đến Internal Revenue Service (sở thuế vụ) mà bạn với tư cách là một chủ doanh nghiệp thực sự, không chỉ có sở thích kinh doanh.
Điều này là rất quan trọng bởi vì nếu IRS quyết định chỉ là sở thích và bạn không phải là một doanh nghiệp, họ sẽ bác bỏ tất cả các chi phí kinh doanh của bạn. Bạn không muốn điều đó, đúng không? Vậy hãy lấy một EIN.
3. Hãy tiết kiệm tiền
Như tôi đã đề cập ở trên, khi bạn là một nhân viên, chủ lao động của bạn đã xử lý các khoản giữ lại cho bạn. Số tiền thuế bạn nợ đã biến mất từ tiền lương của bạn trước khi bạn nhận được tiền, và khá dễ dàng để dự đoán bạn cần chi trả những gì.
Tất cả những điều đó thay đổi khi bạn làm việc tư do – thu nhập của bạn khó dự đoán hơn, và bạn cũng có các chi phí hay thay đổi mà bạn có thể khấu trừ từ tổng thu nhập gross để giảm thuế.
Tất cả những điều đó thay đổi khi bạn làm việc tư do – thu nhập của bạn khó dự đoán hơn, và bạn cũng có các chi phí hay thay đổi mà bạn có thể khấu trừ từ tổng thu nhập để giảm thuế. Quan trọng nhất, bạn có thể bỏ chúng sang một bên và nộp lại phần thuế bạn nợ.
Năm đầu tiên bạn làm việc tự do, sẽ rất khó để dự đoán khoản nợ của bạn. Bạn thông thường sẽ không trả thuế cho đến cuối năm đầu tiên. Nếu bạn không có tiết kiệm gì cho tháng Tư, bạn có thể gặp rắc rối (chi tiết ở bên dưới).
Để tránh việc không thể trả tiền thuế, hãy ước tính sơ bộ về thuế suất của bạn và dành riêng phần tiền đó ra. Hãy xem tờ khai thuế của năm trước và tìm tỷ suất bạn đã thanh toán trước đó. Dùng nó làm một hướng dẫn sơ bộ cho đến khi bạn biết thêm về khoản thuế bạn sẽ trả.
Đối với một người Mỹ trung lưu điển hình, điều đó sẽ có nghĩa là dành lại từ 15 phần trăm đến 25 phần trăm thu nhập bạn có được. Khi nghi ngờ, hãy cố gắng tiết kiệm nhiều hơn.
4. Biết các khoản khấu trừ của bạn
Chi phí cho phép thay đổi một chút qua từng năm, nhưng có một vài khoản khấu trừ cơ bản cho freelancer cần được theo dõi:
- Chi phí đi lại
- Xe và quảng đường đi
- Văn phòng phẩm
- Mua sắm thiết bị
- Phí bảo hiểm y tế
- Chi phí chăm sóc trẻ em
- Bãi đậu xe và lệ phí cầu đường
- Trợ giúp chuyên nghiệp (luật sư, kế toán, v.v.)
- Giải trí và các bữa ăn
- Tổ chức chuyên nghiệp và phí đăng ký định kỳ
- Các dịch vụ cần thiết (viễn thông, Internet, dịch vụ giúp việc, điện, v.v.)
- Tiền thuê nhà hoặc khoản thế chấp
Hầu hết các freelancer không có sản phẩm vật lý, nhưng nếu bạn có, thì chi phí của những tài sản đó đó cũng là chi phí cho doanh nghiệp của bạn.
Một khoản khấu trừ gây tranh cãi cho các chủ doanh nghiệp tại nhà là khấu trừ văn phòng tại nhà. Việc yêu cầu khoản khấu trừ này từ lâu đã được cho là một tấm vé bảo đảm cho cuộc kiểm toán thuế IRS. Nhưng đó là chuyện hoang đường.
Tôi đã được khấu trừ tiền văn phòng tại nhà trong sáu năm nay, và nó có vấn đề. Nếu bạn không có bất kỳ nơi làm việc nào khác và bạn làm việc từ một văn phòng tại nhà, hãy yêu cầu điều đó.
IRS rất thích nhìn thấy một phòng chuyên dụng trong nhà của bạn dành làm văn phòng hơn là một máy tính giấu trong góc phòng ngủ của bạn, tôi được bảo như thế.
Nên biết nếu bạn sở hữu căn nhà của mình, bạn sẽ phải nợ một khoản thuế về lợi ích trong giá trị của phần văn phòng nhà ở của bạn bất cứ khi nào bạn bán nhà của bạn. Nhưng nó vẫn hoãn lại một khoản nợ thuế lớn sau này.Advertisement
5. Theo dõi các chi phí
Là chủ doanh nghiệp, bạn có thể khấu trừ các khoản chi phí từ tổng thu nhập của mình. Thu nhập gross thấp hơn có nghĩa là bạn trả ít thuế hơn.
Đó là điều quan trọng để theo dõi và yêu cầu bồi thường mọi chi phí mà bạn có quyền nhận lại! Đừng trả nhiều hơn số tiền bạn phải trả vì bạn đã không chịu giữ lại biên lai.
Cơ quan thu thuế muốn các tài liệu về những khoản chi tiêu thực sự của bạn. Cho dù bạn giữ biên lai trong folder, hộp giày, hãy sử dụng các công cụ trực tuyến như Shoeboxed hoặc bộ kế toán đầy đủ như Freshbooks, hãy phát triển một hệ thống để lưu giữ thông tin này.
Nếu bạn đã từng được kiểm toán, thì các chi phí không có biên nhận hoặc nhật ký sẽ không được thông qua. Tồi tệ hơn, chi phí bạn không theo dõi có thể bị quên mất và không được thực hiện vào thời điểm thuế.
6. Gimme Shelter
Ngoài chi phí kinh doanh, còn có một cách khác để giảm thuế của bạn – đóng góp vào các tài khoản thu thuế cho nơi ở của bạn.
Ví dụ nổi tiếng nhất là các tài khoản hưu trí cá nhân hoặc IRA (Individual Retirment Accounts), sẽ để dành tiền của bạn lại khi về hưu. Đóng góp cho IRA của bạn và số tiền đó được khấu trừ từ tổng thu nhập của bạn.
Hiện tại, số tiền tiêu chuẩn bạn có thể gửi trong IRA của bạn là $5.000 mỗi năm khi dưới 50 tuổi.
Hiện tại, số tiền tiêu chuẩn bạn có thể ký gửi trong IRA của bạn là $5.000 mỗi năm dưới 50 tuổi. Nếu bạn đang trả 25% thuế, thì bạn sẽ phải trả $1.250 thuế liên bang ít hơn.
Một loại khác là Tài khoản Tiết kiệm Y tế hoặc Health Savings Account (HSA). Loại tài khoản y tế này cho phép bạn gửi hàng ngàn đô tiền miễn thuế để thanh toán chi phí y tế phát sinh trong năm. Năm ngoái, tôi bảo vệ được hơn $5,000 bằng cách gửi số tiền đó vào HSA của tôi.
Đồng thời, hãy chú ý đến các khoản tín dụng thuế mà bạn có thể nhận lấy để có thể giảm tổng số thuế của bạn. Ví dụ, các công ty sử dụng cựu chiến binh hoặc mua xe tiết kiệm nhiên liệu đã có thể yêu cầu tín dụng thuế đáng kể trong những năm gần đây. Tín dụng thuế rất tuyệt bởi vì nó trực tiếp giảm số thuế của bạn nợ – một khoản tín dụng thuế $1.000 được trực tiếp loại bỏ ngay lập tức khỏi hóa đơn thuế của bạn.
7. Cho thấy lợi nhuận
Vào thời điểm nộp thuế, bạn sẽ thông báo cho IRS và các cơ quan địa phương về số tiền bạn kiếm được và số tiền bạn dùng làm chi phí. Lý tưởng nhất, sau khi hoàn tất khoản tính toán này thì nên dư ra phần lợi nhuận.
Nếu bạn không có lợi nhuận, bạn có thể cân nhắc không gửi tất cả các khoản chi phí của bạn, để cho thấy việc làm ăn của bạn có lời.
Sao điều này lại quan trọng?
IRS thích nhìn thấy các doanh nghiệp kiếm tiền. Đây là yêu cầu khi bạn cho thấy lợi nhuận ít nhất trong 2 của mỗi 5 năm.
Việc làm tự do của bạn càng ít sinh lời thì IRS càng mù mờ hơn về chuyện liệu bạn có đang thực sự làm việc. Nếu IRS cho rằng bạn có người theo đuổi sở thích, thì họ có thể gạt bỏ khoản chi phí kinh doanh trong nhiều năm mà bạn đã bỏ ra, và định giá mức phạt và lệ phí trễ trên dựa theo đó.
Đừng để điều này xảy ra! Hãy cẩn thận cho IRS thấy lợi nhuận, ngay cả khi cần bỏ đi vài khoản khấu trừ của bạn.
8. Ước tính số thuế phải thanh toán
Sau năm đầu tiên, IRS sẽ muốn bạn thanh toán các khoản thuế hàng quý đã ước tính thay vì thanh toán tất cả vào cuối năm. (Chính quyền tiểu bang hoặc địa phương của bạn có thể yêu cầu bạn phải nộp hàng quý, khi doanh nghiệp của bạn phát triển.)
Chuyên gia thuế có thể giúp bạn tính ra số tiền phải trả theo mỗi quý, dựa trên thu nhập dự kiến của bạn cho năm tới và khung thuế của năm trước. Nếu bạn mong muốn thu nhập không đổi, bạn có thể chia tổng số tiền trong năm đầu tiên cho bốn và ước tính khoản thanh toán của mình.
9. Trả tiền nhà thầu và nhân viên
Nếu bạn thuê nhân viên, hoặc thuê các nhà thầu phụ để làm việc trong các dự án của bạn, bạn chịu trách nhiệm chịu thêm một loại thuế khác.
Cũng như bạn điền vào biểu mẫu thuế và cung cấp số ID thuế của bạn cho khách hàng mà bạn làm việc, nếu bạn thuê công nhân, bạn cũng có trách nhiệm đó. Cung cấp cho nhà thầu các biểu mẫu thuế và đảm bảo lấy được số ID thuế của họ để bạn có thể báo cáo các chi phí này cho IRS.
Nếu bạn đang thuê một nhân viên, bạn sẽ giữ tiền lại và nộp cho các cơ quan tiểu bang và liên bang về thuế việc làm của họ.
Làm giấy tờ thủ tục cẩu thả thì bạn có thể mất hàng ngàn đô tiền khấu trừ.
Nếu bạn đang thuê một nhân viên, bạn sẽ giữ tiền lại và nộp cho các cơ quan tiểu bang và liên bang về thuế việc làm của họ.. Có một thủ tục giấy tờ quan trọng và gánh nặng thuế ở đây, nhưng trong công việc, bạn có thể được hưởng một khoản giảm thuế khi thuê người lao động.
Có phải bạn thuê một nhân viên hoặc nhà thầu? Nếu bạn mong đợi người lao động hiện diện ở một nơi vào một khoảng thời gian và sử dụng máy tính của bạn để làm việc, có khả năng IRS sẽ xem họ là nhân viên.
Các nhà thầu có số EIN hoặc UBI riêng của họ, danh thiếp của riêng họ và gửi hóa đơn cho khoản phí của họ. Họ làm công việc của họ với các công cụ của riêng họ, ở đâu và khi nào theo ý của họ.
10. Tránh phạt tiền và phí tổn
Cho dù bạn thuê chuyên gia nhằm tạo ra các biểu mẫu thuế của mình, mua TurboTax hoặc phần mềm thuế tự xây dựng tương tự, hoặc nỗ lực thông qua các biểu mẫu riêng của bạn, thì hãy nộp thuế đúng hạn.
Việc không nộp thuế đúng hạn có thể dẫn đến phạt nặng. Với cùng một biên lại, việc phân loại sai nhân viên với tư cách là nhân viên hợp đồng cũng có thể dẫn đến tiền phạt và lệ phí.
11. Khi thu nhập biến mất
Theo luật pháp hiện hành của Hoa Kỳ, nhà tuyển dụng phải báo cáo với các nhà thầu họ đã trả 600 đô trở lên trong suốt một năm.
Điều đó có nghĩa gì với bạn? Nếu bạn làm công việc nhỏ, một lần $300 hoặc $400 cho một khách hàng, họ sẽ không thông báo cho IRS hoặc gửi cho họ thông tin thuế của bạn.
Nếu bạn làm việc cho khách hàng nước ngoài, họ không bắt buộc phải tuân thủ các quy tắc báo cáo thuế của Hoa Kỳ. Vì vậy, IRS cũng sẽ không được thông báo về thu nhập đó.
Trong những trường hợp này, bạn dùng đạo đức của mình để báo cáo thu nhập như một người nộp thuế có đạo đức của Mỹ. Bạn sẽ làm thế chứ? Nếu không, bạn sẽ trở thành những kẻ gian lận thuế doanh nghiệp nhỏ mà IRS không ước tính được báo cáo doanh thu và họ phải trả 122 tỷ USD
Ngoài ra, hãy nhớ rằng thu nhập bạn mà không báo cáo không thể giúp bạn cho thấy lợi nhuận so với chi phí của bạn. Tôi biết bạn sẽ làm điều đúng đắn.
12. Nếu bạn không thể chi trả
Với thu nhập thất thường khi làm việc tự do, không có gì lạ khi một freelancer nhận ra vào cuối năm họ nợ một hóa đơn thuế lớn ngoài ý muốn – và anh ấy không có tiền mặt.
Nếu chính là bạn, đừng hoảng sợ. Bắt đầu bằng việc nộp đơn đúng hạn, ngay cả khi bạn không thể thanh toán đầy đủ. Gửi ngay cả 10 đô la theo đúng hẹn. Điều này giúp bạn tránh việc phạt nộp muộn và thể hiện thiện chí của bạn.
IRS cung cấp một số chọn lựa cho những người không thể trả tiền:
- Tinh trạng không thể thu thuế. Nếu vấn đề về dòng tiền của bạn chỉ là tạm thời, thì bạn có thể thiết lập tài khoản của mình ở trạng thái “hiện không thể thu thuế”. Bạn sẽ phải chứng minh thu nhập hàng tháng của bạn bao gồm chi phí cần thiết của bạn, và bất kỳ tài sản như vốn chủ sở hữu nhà là không thể tiếp cận ngay bây giờ. Bạn sẽ vẫn còn nợ thuế sau này, khi tình trạng tài chính của bạn được cải thiện.
- Tiền trả ngắn hạn. Nếu bạn sẽ có số tiền bạn cần nhanh chóng, thì bạn có thể giảm chi phí bằng cách sắp xếp để thanh toán các khoản thuế của mình, tối đa là năm khoản thanh toán hàng tháng.
- Kế hoạch trả góp. Một thỏa thuận thanh toán kéo dài cho bạn tối đa hai năm để trả hết nợ trong các khoản thanh toán hàng tháng. Lãi suất và phí sẽ tăng lên nhanh chóng, vì vậy bạn sẽ tiết kiệm được bằng cách thanh toán một cách nhanh chóng. Bạn có thể đăng ký trực tuyến.
- Đề xuất thanh toán. Nếu bạn có thể cho thấy rằng bạn sẽ không bao giờ có khả năng thanh toán khoản nợ thuế của mình, bạn có thể đăng ký Offer in Compromise (đề xuất thoả hiệp). Đề nghị này sẽ đề xuất giải quyết khoản nợ bằng cách trả một số tiền nhỏ hơn tổng số nợ, được trải qua các đợt trả góp hàng tháng.
Dù thế nào thì bạn cũng đừng chạy trốn. Hãy cho thấy bản thân có mong muốn và sẵn sàng làm việc với IRS để giải quyết khoản nợ thuế của bạn và họ sẽ có thể giúp bạn nhiều hơn.
LƯU Ý: Tôi không phải là chuyên gia về thuế, dù tôi đã báo cáo về các vấn đề về thuế doanh nghiệp trong nhiều năm. Hãy tham khảo ý kiến từ chuyên gia nếu bạn có thắc mắc.
