Quản lý dòng tiền giống như có một cú đánh bóng hoàn hảo: đó là tất cả về thời gian.
Tiền chảy vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn trên cơ sở hàng ngày, khi bạn nhận được tiền thanh toán từ các khách hàng và thanh toán hóa đơn cho các nhà cung cấp và nhân viên. Sau đó, có các chi phí chúng, các loại thuế và cả nghìn khoản thanh toán khác để theo dõi.
Thời gian rất quan trọng bởi vì ngay cả khi doanh nghiệp của bạn có lợi nhuận, thì bạn vẫn có thể gặp vấn đề nếu thanh toán từ khách hàng đến quá chậm và bạn có quá nhiều luồng trong khi chờ đợi séc mà bạn đã hứa thư.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ, là những doanh nghiệp thường có trữ lượng tiền mặt và tín dụng nhỏ để dựa vào. Theo Dun & Bradstreet, 90% các doanh nghiệp nhỏ thất bại là do dòng tiền kém.
Vì vậy, trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ khám phá chi tiết về dòng tiền và cung cấp cho bạn một số công cụ để giúp bạn dự đoán chính xác dòng tiền của mình trong 90 ngày tới. Sau đó, chúng tôi sẽ cung cấp một số mẹo thiết thực để cải thiện dòng tiền của công ty bạn, bằng cách tăng tốc dòng tiền vào hoặc làm chậm dòng tiền ra.
Đến cuối hướng dẫn này, bạn sẽ hiểu lý do tại sao thời điểm dòng tiền lại quan trọng đối với một doanh nghiệp. Bạn sẽ có thể quản lý và dự báo dòng tiền một cách hiệu quả, và sẽ biết những bước cần thực hiện nếu tiền mặt bắt đầu nhỏ dần.
1. Dòng tiền (Cash flow) là gì?
Trước hết, hãy hiểu rõ về dòng tiền là gì.
Dòng tiền chỉ đơn giản đề cập đến cách một doanh nghiệp nhận tiền và trả tiền. Trong khi lợi nhuận thì co được khi bán hàng được thực hiện hoặc một chi phí phát sinh, dòng tiền thì xem xét khi công ty thực sự nhận được tiền hoặc thanh toán. Cả hai có thể khá khác nhau, chúng ta sẽ thấy điều này sau trong bài viết này.
Trong một hướng dẫn trước, chúng ta đã tìm hiểu về báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thấy rằng đó là một bản tóm tắt tất cả các dòng tiền mặt trong suốt một năm.
Nhưng một năm là một thời gian dài trong kinh doanh. Ngay cả khi nếu một công ty có dòng tiền dương trong năm đó, thì nó vẫn có thể phải đối mặt với công việc kinh doanh tương đương với những tháng khi tủ lạnh cần thay thế, vay nợ hết hạn, và nhận được thanh toán trễ hạn. Vì vậy, trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết hơn về sự giảm xuống và dòng chảy của tiền mặt trong các khoảng thời gian ngắn hơn.
2. Cách dự báo dòng tiền
Nếu bạn muốn hiểu một điều gì đó và quản lý nó một cách hiệu quả, thì trước tiên bạn phải đo lường nó. Trong thế giới dòng tiền, điều đó có nghĩa là theo dõi số dư tiền mặt hiện tại của bạn, và dự đoán tất cả số tiền mà bạn mong đợi nhận được và mọi thứ bạn sẽ phải trả trong những tuần và tháng tới.
Theo tờ Bank of America, các doanh nghiệp đang lập kế hoạch lưu chuyển tiền mặt hàng tháng có tỷ lệ sống sót là 80%, so với 36% những doanh nghiệp chỉ lập kế hoạch mỗi năm một lần. Không có dự báo dòng tiền được cập nhật thường xuyên tương đương với công việc kinh doanh kiểu mò mẫm.
Thật may mắn, việc theo dõi dòng tiền của bạn không quá khó. Nó khá giống với những gì bạn thực hiện với tài chính cá nhân của bạn mỗi tháng, thực hiện công việc khi tiền lương của bạn sẽ về và khi khoản thanh toán thẻ tín dụng đến hạn, và đảm bảo rằng bạn có đủ tiền trong tài khoản của bạn mọi lúc. Tài khoản của doanh nghiệp có xu hướng phức tạp hơn và dòng tiền có thể khó dự đoán hơn, nhưng về nguyên tắc cơ bản là như nhau.
Cũng có những công cụ để hỗ trợ bạn. Phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ như QuickBooks có dự báo dòng tiền được tích hợp sẵn hoặc bạn có thể sử dụng các ứng dụng quản lý dòng tiền chuyên dụng như Pulse, Float hoặc PlanGuru.
Nếu bạn không muốn đầu tư vào phần mềm chuyên dụng, bảng tính Excel cũng có thể thực hiện được công việc. Microsoft Excel đã bao gồm một mẫu dự báo dòng tiền trong tất cả các phiên bản từ năm 2007 trở đi. Các mẫu khác có sẵn trực tuyến, ví dụ như mẫu Excel này từ SCORE – tổ chức phi lợi nhuận đào tạo cho doanh nghiệp.
Đây là dự báo dòng tiền cho một công ty hư cấu, CoolGadget Corp., được điều chỉnh từ mẫu đi kèm với Excel. Bạn cũng có thể tải xuống ví dụ này dưới dạng bảng tính.
Như bạn có thể thấy, CoolGadget có kế hoạch bắt đầu tháng 2 với số tiền 5.000 đô la trong tài khoản của mình, nhưng sẽ có một số dư dương nhỏ chỉ 1.000 đô la vào cuối tháng. Khi chúng ta đọc các chi tiết, chúng ta có thể biết được lý do tại sao. Công ty này dự kiến sẽ nhận được 15.000 đô la trong tháng này, nhưng lại chi trả hết 19.000 đô la.
Sau đó chúng ta lấy số dư 1.000 đô la đó và xem điều gì sẽ xảy ra vào tháng 3 và sau đó vào tháng 4. Vào tháng 3, biên nhận tiền mặt cao hơn một chút so với số tiền đã thanh toán, do đó số dư tiền mặt lên đến 1.250 đô la. Nhưng vào tháng Tư, số dư tiền mặt của công ty sẽ bị âm. Doanh thu của nó đang tăng lên, nhưng chi tiêu quảng cáo có kế hoạch lên tới 5.000 đô la là nhiều hơn so với việc công ty này có thể đủ khả năng ngay bây giờ.
Đó là lý do tại sao dòng tiền dự báo rất quan trọng. Các công ty có thể gặp rắc rối ngay cả khi doanh số bán hàng đang tăng lên, đơn giản chỉ vì họ không đủ khả năng đầu tư. CoolGadget cần trì hoãn một số chi tiêu đó hoặc cố gắng kiếm tiền nhanh hơn.
Nó cũng có thể cần thiết cho công ty này để bắt đầu dự báo trên cơ sở hàng tuần hoặc thậm chí là hàng ngày, bởi vì ngay cả trong tháng Hai và tháng Ba thì công ty này đang tiến rất gần đến sự nguy hiểm. Cuối tháng công ty kết thúc với một sự cân bằng tích cực nhỏ, nhưng nếu thời gian của các khoản thanh toán không thuận lợi, nó có thể bị âm trong quá trình hoạt động của tháng đó.
Nếu bạn thấy mình cần phải dự báo thường xuyên hơn, bạn có thể sử dụng cùng một mẫu cơ bản và chỉ cần thay đổi các tiêu đề ở trên cùng từ vài tháng đến vài tuần. Mẫu mà chúng ta đã sử dụng cho phép lập kế hoạch hàng tháng trong 12 tháng tới, nhưng bạn có thể dễ dàng thay đổi mẫu đó thành lập kế hoạch hàng tuần trong 12 tuần tới. Bạn cũng có thể thay đổi các danh mục bên dưới thành bất kỳ danh mục nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Nói chung, vị trí tiền mặt của bạn càng bấp bênh, thì bản dự báo của bạn càng cần chi tiết hơn. Nó cũng giống như với tài chính cá nhân: nếu bạn đang cố gắng để kiếm sống, bạn phải tiết kiệm cho mỗi chuyến đi đến siêu thị, trong khi, nếu bạn có số dư ngân hàng dư dả, thì bạn có thể đủ khả năng để có thêm một chút.
3. Mẹo để cải thiện dòng tiền
Vậy thì, bạn có thể làm gì nếu như bạn thấy sự giật gân đáng sợ của mực đỏ trên dự báo dòng tiền như CoolGadge?
Hãy nhớ rằng, tất cả là thời gian. Nếu một doanh nghiệp có doanh thu và lợi nhuận dồi dào nhưng dòng tiền kém, thì thường là do thời gian hạn hẹp và tiền đi nhanh hơn so với tiền về. Để cải thiện dòng tiền, bạn cần phải nhận được các khoản thanh toán nhanh hơn hoặc trì hoãn việc thanh toán tiền.
Hãy xem xét một số cách thực tế để làm điều đó.
Tăng tốc dòng tiền vào
Các công ty bán hàng theo nhiều cách khác nhau, vì vậy cách bạn xử lý việc này tùy thuộc vào mô hình kinh doanh của bạn. Một doanh nghiệp bán cho người tiêu dùng như nhà hàng hoặc quán cà phê sẽ nhận các khoản thanh toán ngay từ khách hàng, do đó, để kiếm tiền nhanh hơn, doanh nghiệp này cần phải tăng doanh thu, có lẽ bằng cách cung cấp chương trình khuyến mãi đặc biệt có giới hạn thời gian.
Nhưng nhiều doanh nghiệp không nhận được thanh toán ngay từ khách hàng của họ. Đó là trường hợp đặc biệt cho các giao dịch giữa các doanh nghiệp. Ví dụ, CoolGadget không bán trực tiếp cho người tiêu dùng. Thay vào đó, công ty này sẽ gửi một loạt các dụng cụ tiện ích cho một đại lý bán sỉ các sản phẩm điện tử và đại lý đó sẽ gửi thanh toán trong một khoảng thời gian thỏa thuận của đôi bên, ví dụ như 30 ngày.
Và đó là nơi xuất hiện vấn đề của nhiều doanh nghiệp. Một cuộc khảo sát năm 2012 của Hiệp hội quốc gia kinh doanh độc lập (National Federation of Independent Business) cho thấy 64% doanh nghiệp nhỏ có hóa đơn đã không được thanh toán trong ít nhất 60 ngày. Những sự chậm trễ này thực sự có thể làm ảnh hưởng rất nhiều đến dòng tiền của công ty.
Trong trường hợp này, cách hiệu quả nhất để cải thiện dòng tiền là thu tiền về nhanh hơn. Bạn có thể làm điều này theo một số cách:
A. Lập hóa đơn tốt hơn
Nhiều doanh nghiệp nhỏ xem hóa đơn như một công việc hành chính tẻ nhạt, nhưng làm đúng là một thành phần quan trọng của sự thành công. Bạn cần gửi hóa đơn ngay lập tức sau khi bạn đã cung cấp hàng hóa và bao gồm tất cả các thông tin cần thiết, đặc biệt là các điều khoản thanh toán như các khoản phí và lãi trễ hạn mà bạn sẽ thu và ngày đến hạn được làm nổi bật.
Một khảo sát cho thấy 25% doanh nghiệp nhỏ có doanh thu ít nhất $5.000 mỗi tháng do lỗi lập hóa đơn. Đây thực sự là điều dễ bị vướng mắc. Gửi hóa đơn chính xác càng sớm càng tốt là một cách đơn giản để cải thiện dòng tiền của một doanh nghiệp. QuickBooks, phần mềm kế toán đã được đề cập, bao gồm chức một năng lập hóa đơn hoặc bạn có thể thử một dịch vụ trực tuyến như FreshBooks hoặc Invoiceable.
B. Liên hệ với khách hàng trả tiền trễ
Điều này có thể khó khăn, bởi vì bạn muốn có những mối quan hệ tốt với khách hàng của bạn. Cơ quan quản trị doanh nghiệp nhỏ khuyên rằng, nếu một khoản thanh toán đến hạn, nên bạn lịch sự nhưng dứt khoát. Gửi hóa đơn mới, bao gồm phí và lãi trả chậm. Gọi điện và kiểm tra xem hóa đơn đã được nhận hay chưa, và hỏi xem có bất cứ điều gì không rõ ràng. Giữ một giọng điệu thân thiện, nhưng đừng khó chịu cho đến khi bạn nhận được một ngày thanh toán thỏa thuận, sau đó bạn có thể xác nhận bằng email hoặc bằng văn bản.
C. Điều khoản thanh toán thương lượng lại
Lý tưởng nhất là bạn sẽ thương lượng lại các điều khoản thanh toán với các khách hàng của mình mà nó ít nhất là bằng và tốt hơn là ngắn hơn những gì bạn đang thực hiện với nhà cung cấp của mình. Ví dụ: nếu bạn phải thanh toán hóa đơn trong vòng 30 ngày, thì bạn cũng muốn khách hàng của mình thanh toán trong vòng 30 ngày hoặc thậm chí là ngắn ngày hơn nữa. Bạn chắc chắn sẽ không muốn thực hiện các khoản thanh toán trong vòng 30 ngày và nhận chúng trong vòng 45 ngày.
Nó có thể khá khó khăn cho các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là khi giao dịch với các công ty lớn hơn là các công ty có một vị thế thương lượng mạnh hơn. Nhưng bạn có thể bắt đầu bằng cách rõ ràng về các điều khoản của bạn, và chú ý đến các từ ngữ của hợp đồng và hóa đơn. Có một số lời khuyên hữu ích về các điều khoản thanh toán trong tờ thông tin của chính phủ Vương quốc Anh này.Advertisement
Làm chậm dòng tiền ra
Cũng như việc có được các khoản tiền đến nhanh hơn, thì một cách khác để tối đa hóa dòng tiền của bạn là làm chậm dòng tiền ra. Dưới đây là một số tùy chọn:
A. Đầu tư chậm trễ
Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động tốt, bạn nên đầu tư vào thiết bị hoặc tiếp thị mới nhằm tăng cường sự tăng trưởng hơn nữa. Nhưng đôi khi ngay cả một sự đầu tư có thể sinh lợi trong dài hạn có thể làm tê liệt một doanh nghiệp trong ngắn hạn.
Với ví dụ về CoolGadget của chúng ta, đó là khoản thanh toán quảng cáo trị giá 5.000 đô la đã khiến cho dòng tiền của công ty chuyển sang màu đỏ. Mặc dù quảng cáo đó có lẽ sẽ mang lại doanh số bán hàng nhiều hơn và tốt sự thịnh vượng lâu dài của công ty, nhưng nó cần phải bị trì hoãn trong một hoặc hai tháng nữa, cho đến khi công ty có đủ tiền mặt để trang trải chi tiêu.
B. Điều khoản thương lượng lại
Khi bạn đã thương lượng lại với các khách hàng của mình, bạn cũng có thể thử thương lượng lại với các nhà cung cấp. Xem liệu bạn có thể yêu cầu họ đồng ý với điều kiện thanh toán dài hơn hay không, yêu cầu 45 ngày thay vì 30 ngày. Đó có thể chỉ là tiền mặt mà doanh nghiệp của bạn cần.
Ngay cả khi bạn không thể nhận được một sự gia hạn, thì bạn vẫn có thể chắc chắn rằng bạn đang cố gắng để càng lâu trả tiền càng tốt. Bạn cần phải cẩn thận ở đây, bởi vì bạn không muốn vi phạm bất kỳ thời hạn mà bạn đã thỏa thuận với các nhà cung cấp. Điều đó đặt các nhà cung cấp này vào những khó khăn về dòng tiền của riêng họ, và là xấu cho danh tiếng của bạn. Và bạn chắc chắn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn luôn luôn trả lương cho nhân viên của bạn đúng thời hạn.
Nhưng nếu bạn đã được cho 30 ngày để trả tiền cho một số hàng hóa, hãy lấy trọn 30 ngày đó. Cho phép số tiền đó nằm trong tài khoản của bạn càng lâu càng tốt, mang lại cho bạn nhiều sự an toàn hơn một mạng lưới an toàn trong trường hợp bạn có các khoản chi phí bất ngờ khác.
C. Giảm thiểu hàng tồn
Với công ty hư cấu của chúng ta – CoolGadget, chúng ta phát hiện ra từ bảng cân đối của nó rằng nó có 100.000 đô la hàng tồn. 100.000 đô la đó là các dụng cụ tiện ích đang nằm trong kho.
Cách quản lý dòng tiền hiệu quả hơn là giữ hàng tồn ở mức tối thiểu. Bạn muốn đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu, nhưng nó không còn như vậy nữa. Nếu CoolGadget đã xây dựng một trị giá kho hàng hợp lý hơn ở mức 20.000 đô la, thì nó sẽ được để lại thêm 80.000 đô la để trang trải cho các chi phí khác của nó và dòng tiền của nó sẽ lành mạnh hơn.
D. Mượn
Các công ty gặp khó khăn về dòng tiền có thể thấy khó khăn để vay tiền, nhưng rất đáng để khám phá bất kỳ sự khả thi nào. Ngay cả khi bạn không thể vay thêm, thì nó vẫn có thể có khả năng tái tài trợ khoản nợ hiện có cho các điều khoản lâu dài hơn với các khoản thanh toán thấp hơn.
Nếu bạn có thể thương lượng một dòng tín dụng hoặc thậm chí là thấu chi ngân hàng với lãi suất hợp lý, thì điều đó có thể cung cấp cho bạn thêm sự linh hoạt trong những tháng mà bạn phải chịu các chi phí bất ngờ hoặc khách hàng chính của bạn trì hoãn thanh toán.
4. Nổi bật số dư bên phải
Với tất cả các kỹ thuật quản lý dòng tiền này, điều quan trọng là phải cân đối các nhu cầu ngắn hạn và dài hạn của công ty của bạn.
Để đảm bảo sự khỏe khoắn về ngắn hạn, thì mưu đồ tốt nhất sẽ là có số dư tiền mặt khổng lồ trong tài khoản của bạn, cùng với các khoản cho vay và hạn mức tín dụng phòng khi cần.
Nhưng đó có thể là một sự kéo dài về sự phát triển của doanh nghiệp của bạn. Tiền mặt dư thừa thường có thể được sử dụng tốt hơn, ví dụ như bằng cách đầu tư vào thiết bị mới cho doanh nghiệp của bạn, chi tiền cho quảng cáo và tiếp thị hoặc trả nợ.
Tìm hiểu về dự báo dòng tiền một cách chính xác và quản lý chúng một cách hiệu quả giúp bạn duy trì lượng tiền mặt phù hợp mọi lúc. Sử dụng các công cụ dự báo mà bạn đã học được trong hướng dẫn này, bạn có thể thấy khi nào bạn có thể đầu tư vào doanh nghiệp của mình và khi bạn cần thận trọng hơn. Bạn có thể thử với các giả định, xem điều gì sẽ xảy ra trong một tình huống “trường hợp xấu nhất”. Quan trọng hơn, bạn có thể thực hiện các bước để ngăn chặn một vấn đề xấu của dòng tiền có thể xảy ra, trước khi nó trở thành một cuộc khủng hoảng đe dọa tương lai của doanh nghiệp bạn.
Bằng cách quản lý dòng tiền hiệu quả, bạn có thể đạt được sự cân bằng hợp lý giữa ngắn hạn và dài hạn. Bạn có thể cảm thấy tự tin khi đầu tư tiền bạc trong tương lai, bởi vì bạn biết bạn cũng đã có đủ tiền mặt để quản lý những thăng trầm ngắn hạn.
