Một trong những cách tốt nhất để làm cho doanh nghiệp nhỏ của bạn nhận thấy là để có được chú ý đó là xuất hiện trong các ấn phẩm chính hoặc xuất hiện trên truyền hình địa phương. Nó dẫn đến tiếp xúc và lưu lượng truy cập lớn, tạo ra doanh số bán hàng nhiều hơn và mang lại cho bạn bằng chứng xã hội mà bạn có thể tự hào giới thiệu trên trang web của bạn.
Thật không may, trừ khi bạn có một ngân sách lớn, thi trả tiền cho thời gian phát sóng hoặc không gian quảng cáo có thể khá tốn kém.
Nhưng, có một cách để nhận được sự chú ý và thậm chí là đặc sắc qua báo chí mà không vượt qua ngân sách của bạn. Thực tế, bạn sẽ chỉ mất một ít thời gian và công sức.
Hôm nay chúng tôi sẽ hướng dẫn cách tạo một tài liệu cụ thể giúp doanh nghiệp của bạn có được các bài báo miễn phí dễ dàng hơn và có thể tìm thấy các nhà đầu tư.
Tài liệu đó thường được gọi là Media Kit (bộ tài liệu truyền thông).
Trước khi chúng tôi chuyển sang hướng dẫn này về làm thế nào để tạo một bộ Media Kit, đây là một ví dụ thiết kế đẹp – một trong những mẫu Media Kit cao cấp có sẵn trên GraphicRiver:
Media Kit là gì?
Media Kit, còn được gọi là Press Kit, là một bộ tài liệu chứa các thông tin về doanh nghiệp của bạn cũng như các nguồn tài nguyên dành cho các phóng viên và các nhà xuất bản.
Nó giúp họ dễ dàng tìm hiểu doanh nghiệp của bạn là gì và những gì bạn cung cấp. Và nó cho phép họ dễ dàng truy cập vào hình ảnh, biểu trưng, màu sắc của thương hiệu và các tài liệu tiếp thị khác mà bạn có thể sử dụng cho nội dung của họ.
Media Kit cũng giúp các nhà xuất bản nội dung khác dễ dàng hơn – chẳng hạn như bloger và podcasters – trong việc giới thiệu doanh nghiệp của bạn thông qua các trang web và podcast của họ.
Nó giúp các nhà đầu tư tiềm năng tìm kiếm thông tin liên quan về doanh nghiệp của bạn, điều này có thể dẫn họ trở thành đối tác của bạn hoặc đầu tư vào doanh nghiệp của bạn.
Hãy nhớ rằng một bộ Media Kit không phải là một sự đảm bảo để có được các bài báo cho doanh nghiệp của bạn, mà thay vào đó, nó giúp bạn tạo cơ hội để có được bài báo mà bạn muốn.
Nếu bạn có bộ Media Kit có sẵn trong khi bạn đang hướng đến những sự công bố, họ sẽ dễ tiếp thu bài trình bày của bạn hơn, chứ không phải đề cập đến nó, như vậy sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn so với việc phải lúng túng cho thông tin vào những phút cuối cùng.
Điều gì tạo nên một Media Kit tốt?
Bộ Media Kit thay đổi từ doanh nghiệp này sang doanh nghiệp khác và không chỉ phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp mà bạn quản lý mà còn trên các ấn phẩm bạn muốn sử dụng. Tuy nhiên, có một vài yếu tố cần thiết cần được bao gồm trong mỗi bộ Media Kit.
Trước khi chúng ta tìm hiểu làm thế nào để tạo một bộ Media Kit, chúng ta hãy đi qua những điều cần thiết để bao gồm từng thứ một, vừa tham khảo các ví dụ về Media Kit tuyệt vời:
1. Cung cấp Tổng quan về Doanh nghiệp / Công ty
Bạn cần đưa vào một sự giới thiệu về công ty của bạn và cung cấp một sự mô tả về nhiệm vụ của công ty của bạn. Không được sử dụng bất kỳ thuật ngữ ngành công nghiệp nào và giữ nó đơn giản và rõ ràng nhất có thể.
Phần tổng quan này của bạn có thể dài hoặc ngắn tùy theo bạn muốn nhưng chắc chắn bạn nên bao gồm những điều sau:
- Giới thiệu công ty.
- Ngày thành lập.
- Các nhà phát minh trong quá khứ hoặc hiện tại nếu có.
- Tiêu sử của CEO, người sáng lập, và các giám đốc điều hành đáng chú ý khác.
- Địa chỉ công ty của bạn. Nếu bạn có nhiều địa điểm văn phòng, chắc chắn đưa vào tất cả và xác định trụ sở chính một cách rõ ràng .
- Quy mô công ty của bạn. Số lượng nhân viên đội ngũ của bạn.
- Video giới thiệu sản phẩm của bạn
- Bất kỳ đề cập đáng chú ý, giải thưởng, hoặc thành tựu nào kèm theo mô tả ngắn gọn về mỗi điều đó.
- Những con số quan trọng mô tả sự phát triển của công ty bạn, chẳng hạn như số lượng nhân viên, khách hàng, sản phẩm được bán ra, v.v …
- Tin tức hợp đồng tiềm năng hoặc thông tin vốn liên doanh.
Bất kể bạn đưa vào bao nhiêu thông tin, hãy làm cho nó súc tích và có tổ chức.
Bạn có thể sử dụng các dấu đầu dòng để làm cho thông tin dễ nhìn. Bạn cũng có thể sáng tạo ở đây và bao gồm tổng quan về các mốc thời gian của công ty của bạn hoặc sử dụng đồ thị, biểu đồ và các yếu tố đồ họa khác để trình bày tất cả các chi tiết có liên quan về công ty của bạn.
Tham khảo bộ Media Kit của Stripe và tổng quan về các mốc thời gian của công ty họ
2. Bao gồm một số liên lạc truyền thông cho doanh nghiệp của bạn
Thông tin liên lạc là rất quan trọng đối với bất kỳ bộ Media Kit nào. Đây có thể là một liên lạc dành riêng cho giới truyền thông hoặc bất kỳ ai trong công ty của bạn chịu trách nhiệm về việc liên lạc thông tin hàng ngày.
Nếu bạn làm việc với một công ty truyền thông, hãy đảm bảo bao gồm thông tin liên hệ của họ và xác minh rằng thông tin đó luôn được cập nhật. Điều này đảm bảo rằng các phóng viên và các cơ quan truyền thông luôn dễ dàng liên hệ với bạn.
SproutSocial làm điều này rất rõ ràng về cách liên lạc với họ. Họ bao gồm không chỉ địa chỉ công ty của họ và số điện thoại của họ, mà còn cả địa chỉ email và hồ sơ truyền thông xã hội.
3. Giới thiệu Thông tin Sản phẩm/Dịch vụ của bạn
Nếu bạn đang cung cấp một sản phẩm, thì đính kèm thông tin này là hoàn toàn cần thiết. Tuy nhiên, hãy giữ nó cơ bản và giả sử rằng bạn đang nói chuyện với một người nào đó chưa bao giờ nghe nói về sản phẩm đó.
Giải thích rõ ràng cách thức sản phẩm của bạn mang lại giá trị và điều gì khiến bạn nổi bật so với các đối thủ cạnh tranh. Nếu bạn có trang trên trang web liệt kê tất cả các tính năng và lợi ích của sản phẩm, bạn có thể lấy thông tin từ đó. Hãy làm cho nó có tổ chức và bao gồm cơ cấu giá.
Đây là một phạm vi tuyệt vời để đưa vào các hình ảnh, bao gồm hình ảnh của sản phẩm bạn đang sử dụng, giai đoạn sản xuất, và thậm chí cả một video mô tả cách sử dụng.
Nếu bạn có những lời nhận xét về sản phẩm của bạn, hãy bao gồm chúng cũng như giải thích lý do tại sao những người khác tin tưởng và sử dụng sản phẩm của bạn. Bạn cũng có thể bao gồm mã khuyến mại hoặc phiếu mua hàng đặc biệt dành cho các phóng viên mà họ có thể cung cấp cho các độc giả của mình.
Áp dụng quy tắc tương tự nếu bạn đang cung cấp một dịch vụ thay vì một sản phẩm. Việc sử dụng dịch vụ của bạn có thể khó khăn hơn nhưng trong trường hợp này, các lời nhận xét sẽ đóng một vai trò to lớn hơn và hỗ trợ cho bạn.
4. Có sẵn các tài sản thương hiệu và truyền thông
Bất kể xuất bản ấn phẩm nào của bạn, tất cả các nhà báo sẽ muốn có ít nhất một tấm ảnh để đi cùng với câu chuyện của họ. Đừng bỏ lỡ cơ hội của bạn và hãy cho nó một cơ hội.
Bộ dụng cụ truyền thông của bạn phải bao gồm biểu trưng của bạn ở nhiều kích cỡ cũng như màu sắc thương hiệu của bạn hoặc bất kỳ tài sản thương hiệu khác mà bạn có thể có. Bạn cũng có thể bao gồm các bức ảnh của sản phẩm, hình ảnh văn phòng, nhân viên của bạn, và CEO và / hoặc Giám đốc điều hành của công ty bạn một cách tự nhiên.
Nếu sản phẩm của bạn thiên về kỹ thuật số, bạn có thể bao gồm các ảnh chụp màn hình của nó. Tương tự như vậy nếu bạn cung cấp dịch vụ nhiếp ảnh hoặc thiết kế, hãy xem xét bao gồm một vài mẫu của các dự án trong quá khứ của bạn.
OptinMonster bao gồm các thông tin chi tiết về tài sản thương hiệu của họ và thậm chí bao gồm một checklist mẫu về cách sử dụng ảnh chụp màn hình và các cách thực hành để tránh.
Mặt khác, Asana cung cấp rất nhiều ảnh chụp màn hình phần mềm của họ trong việc sử dụng.
Đảm bảo mỗi và mọi tài sản truyền thông của bạn được gắn nhãn và đặt tên qua trực giác. Việc định vị một biểu trưng hoặc một hình ảnh cụ thể dễ dàng hơn nhiều khi chúng được đặt tên một cách rõ ràng hơn là phải trải qua hàng chục ảnh chụp màn hình với những cái tên chung chung.
5. Làm nổi bật các khách hàng hài lòng
Chúng tôi đã đề cập rằng những lời nhận xét có thể giúp bạn xây dựng bằng chứng xã hội, nhưng bao gồm các khách hàng mà bạn đã làm việc cho/ với hoặc đơn giản là những người sử dụng sản phẩm của bạn có thể dùng sự tin tưởng đó tiến xa hơn nữa.
Điều này khiến các phóng viên nhận ra bạn với các công ty khác đã biết khác và cung cấp cho họ một danh sách các tài nguyên để gọi nếu họ mở rộng phạm vi phủ sóng của bạn. Hãy chắc chắn để có được sự cho phép của khách hàng của bạn để bao gồm tên , biểu tượng, hoặc những lời nhận xét của họ trong bộ Media Kitcủa bạn.Advertisement
6. Ghi chú về những đề cập trên phương tiện truyền thông lớn
Nếu bạn đã từng được nhắc đến trong các phương tiện truyền thông trước đây, đừng ngần ngại bao gồm các clip truyền thông và cho thấy những gì người khác đã nói về bạn, sản phẩm hoặc doanh nghiệp của bạn.
Bạn có thể bị cám dỗ chỉ bao gồm những bài đánh giá rực rỡ nhất, nhưng hãy thử và khách quan bằng cách đưa ra một sự cân bằng những lời đề cập tích cực và những giọng điệu trung lập hơn. Điều này có thể giúp bạn có được sự phủ sóng truyền thông nhiều hơn vì nó cho thấy bạn dễ cộng tác.
Có một vài cách để thực hiện điều này. Bạn có thể chỉ bao gồm các biểu tượng của các ấn phẩm mà bạn đã được đề cập tương tự như các Lead Pages và ConvertKit.
Bạn cũng có thể bao gồm trích dẫn từ bài báo được nhắc đến đi kèm với trang web hoặc biểu trưng của công ty của họ. Hoặc, bạn có thể thực hiện nó cực kỳ đơn giản và liệt kê các tiêu đề và ngày xuất bản
Holstee kết hợp cả hai, nổi bật với một vài đề cập trên các phương tiện truyền thông và một danh sách dài các tiêu đề:
Đảm bảo luôn liên kết với nguồn gốc của sự đề cập đó để các phóng viên có thể xác minh câu chuyện và độ tin cậy của bạn một cách nhanh chóng.
7. Cung cấp các thông cáo báo chí trước đó
Đó cũng là một ý tưởng tốt để cung cấp cho các phương tiện truyền thông đó một danh sách các thông cáo báo chí trong quá khứ.
Bạn không cần phải bao gồm mọi thông cáo báo chí đã từng viết hoặc mọi tin tức được xuất bản trên blog, nhưng tập trung vào những thông tin có liên quan và gần đây nhất là một khởi đầu tốt.
Điều này có thể là những bài viết sự đánh dấu cột mốc quan trọng về khách hàng, số lượng sản phẩm được bán, các vụ mua lại lớn hoặc bất kỳ thông báo đáng kể nào khác.
Doist, công ty phát triển ứng dụng quản lý tác vụ phổ biến Todoist, bao gồm các tập tin truyền thông liên quan cho từng thông cáo báo chí trong trước đó của họ.
Hootsuite thực hiện công việc xuất sắc trong việc cung cấp các thông cáo báo chí đã qua trên trang web của họ và cho phép khách truy cập lọc chúng theo tháng hoặc năm.
8. Bao gồm lời Kêu gọi hành động (Call to Action)
Cuối cùng, đừng quên bao gồm một lời kêu gọi hành động. Lời kêu gọi hành động của bạn nên tập trung vào việc khuyến khích phóng viên đó liên hệ với bạn sau khi họ đã đọc xong và tham khảo Media Kit của bạn.
Bộ Media Kit của bạn phải cung cấp cho họ đủ các thông tin để tạo sự chú ý của họ, vì vậy họ hiện đang mong muốn liên lạc với bạn.
Hãy cung cấp cho họ một chút sự thúc đẩy bằng cách đưa ra một câu đơn giản như “Lên lịch phỏng vấn với tên-doanh-nghiệp-của-bạn, liên hệ với chúng tôi thông qua email-liên-quan-đến-truyền-thông-của-bạn” hoặc “Liên hệ với tên-doanh-nghiệp tại địa-chỉ-email-doanh-nghiệp”.
Cách tạo Media Kit
Chúng ta hãy nghiên cứu chi tiết về làm thế nào để tạo một bộ Media Kit tuyệt vời.
Tự tạo bộ Media Kit của riêng bạn không phải là khó khăn một khi bạn biết những thông tin bạn nên bao gồm những gì. Bạn có thể dễ dàng tạo ra bằng cách sử dụng Word hoặc bất kỳ chương trình tương tự khác và sau đó chỉ cần chuyển đổi nó sang định dạng PDF.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn đưa bộ Media Kit của bạn lên cấp độ tiếp theo và đảm bảo nó được thiết kế chuyên nghiệp, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm trên GraphicRiver. Nó có nhiều mẫu Media Kit chuyên nghiệp đã được tạo kiểu và định dạng cho bạn. Bằng cách đó, điều duy nhất bạn cần làm là thay thế thông tin mẫu bằng thông tin của riêng bạn.
Khi bạn đã chọn một bộ Media Kit để mua (hoặc nếu bạn quyết định tạo ra sản phẩm của riêng mình), đây là năm bước để nhanh chóng tạo ra một bộ Media Kit của riêng bạn:
1. Thu thập tất cả thông tin
Bước đầu tiên để tạo một bộ Media Kit bao gồm việc tập hợp tất cả các thông tin quan trọng của bạn.
Hãy suy nghĩ về tất cả mọi thứ có thể tạo một bộ Media Kit thành công và đi qua tất cả các tập tin doanh nghiệp có liên quan của bạn. Thu thập thông tin về công ty hình ảnh, tài sản thương hiệu, các số liệu thống kê quan trọng, lời nhận xét và bất cứ điều gì khác mà bạn muốn đưa vào và tạo một thư mục riêng.
Bằng cách này, bạn có thể truy cập dễ dàng trong khi tạo bộ Media Kit của mình.
2. Lập kế hoạch và viết đề cương của bạn
ãy suy nghĩ về các mục mà bạn muốn bao gồm và viết ra tất cả các tiêu đề. Bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc thêm thông tin liên quan khi bạn biết tất cả những gì bạn sẽ đưa vào bộ Media Kit của mình.
3. Thêm thông tin doanh nghiệp của bạn
Sau khi đã viết ra được đề cương, chỉ cần thêm các thông tin đã thảo luận ở trên, cùng với bất kỳ thông tin bổ sung nếu có mà bạn muốn đưa vào.
4. Thêm hình ảnh, đồ họa và ảnh của bạn
Chèn hình ảnh sản phẩm, công ty, nhân viên, CEO, người sáng lập, cũng như logo của bạn và các tài sản thương hiệu khác.
5. Kiểm tra và xuất ra PDF
Bây giờ tất cả thông tin của bạn đã được đặt đúng vị trí, đảm bảo rằng không có lỗi ngữ pháp và chính tả và sau đó xuất bộ Media Kit của bạn sang định dạng PDF.
Cách cung cấp bộ Media Kit của bạn
Trước đây, các bộ Media Kit thường được gửi qua bưu điện. Tuy nhiên, trong xã hội ngày nay, bộ Media Kit của bạn phải sẵn có không chỉ như là một tài liệu nằm trong ổ cứng của bạn mà còn trên cả trang web của bạn nữa.
Điều này có nghĩa là bạn nên xây dựng một trang dành riêng trên trang web của bạn có chứa tất cả thông tin bình thường được tìm thấy trong bộ Media Kit của bạn. Bạn không bắt buộc phải liên kết nó một cách nổi bật trong trình đơn chính trên trang web của mình, nhưng nên bao gồm một liên kết đến trang truyền thông của bạn ở cuối trang web.
Cũng bao gồm một liên kết để tải về bộ Media Kit của bạn ở định dạng PDF, do đó nó có thể được mở dễ dàng cho dù hệ điều hành mà phóng viên đang sử dụng là gì.
